Verpflegungsmehraufwand: Alle Spesensätze für Dienstreisen
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Verpflegungsmehraufwand: Alle Spesensätze für Dienstreisen

Benjamin Romberg

Deutschland ist weltweit berühmt dafür, Dinge bis ins kleinste Detail zu regeln. Die Abrechnung von Dienstreisen ist da keine Ausnahme. Mit dem Verpflegungsmehraufwand bzw. Verpflegungspauschalen können Arbeitnehmer feste Spesensätze für ihre Reisekostenabrechnung nutzen. Nur: Wie funktioniert das genau?

In diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht über geltendes Recht für Geschäftsreisen ins In- und Ausland geben, damit Sie keine Zeit bei der Spesenabrechnung verlieren. Noch einfacher ist es, wenn Sie Ihre Reisekosten automatisch mit einem intelligenten Tool abrechnen

Geltendes Recht ist das Einkommensteuergesetz, genauer gesagt Paragraph 9 Absatz 4a. Dort wird der Verpflegungsmehraufwand geregelt, ein sperriger Begriff, der aber im Grunde nur Folgendes besagt: Wer beruflich verreist und dadurch höhere Kosten bei der Verpflegung hat, als dies an der regelmäßigen Arbeitsstätte der Fall wäre, der bekommt diese zusätzlichen Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet oder kann sie steuerlich geltend machen

Da es recht aufwendig wäre, diesen Betrag in jedem Einzelfall zu ermitteln, können Dienstreisende einfach pauschale Spesensätze abrechnen, unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben. Diese richten sich nach Reisedauer und Reiseziel (siehe Tabelle weiter unten). Diese Regelung macht zwar vieles einfacher, bringt aber auch Nachteile mit sich.

Arbeitnehmer machen den Verpflegungsmehraufwand in der Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und bekommen die Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet. Alternativ können die Kosten in der Steuererklärung berücksichtigt werden. Beides gleichzeitig ist allerdings nicht möglich.

Dienstreise Guide und Spesensätze

Zwei Spesensätze für alle Dienstreisen

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jedes Jahr die geltenden Verpflegungspauschalen für das darauffolgende Jahr. Für 2021 wurden keine Änderungen an Spesensätzen für Inlandsreisen vorgenommen. Es wurden lediglich einige der Tagessätze für Ziele im Ausland angepasst. 

Dafür hat das Bundesministerium der Finanzen am 25. November 2020 ein neues Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern veröffentlicht. Es ersetzt das zuvor geltende Schreiben vom 24. Oktober 2014.

Für den Verpflegungsmehraufwand gelten weiterhin zwei Verpflegungspauschalen, sowohl innerhalb Deutschlands als auch im Ausland. Diese bemessen sich an der Reisedauer.

  • Kleine Verpflegungspauschale: bei Geschäftsreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden und weniger als 24 Stunden. Auch gilt dieser Spesensatz für An- und Abreisetage mehrtägiger Geschäftsreisen.
  • Große Verpflegungspauschale: für Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, wird dieser Spesensatz für jeden ganzen Tag angewendet.

Dabei ist zu beachten, dass die Berechnung sich an Kalendertagen orientiert; um einen ganzen Tag geltend zu machen, muss der Reisende also tatsächlich von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr unterwegs sein.

Wer zuletzt vor 2014 auf Dienstreise war, wird feststellen, dass sich mit der Reform des Reisekostenrechts ein paar Dinge geändert haben. Die wichtigste Neuerung: Geschäftsreisen mit einer Dauer von weniger als acht Stunden können nicht mehr abgerechnet werden.

Verpflegungspauschalen in Deutschland für 2021

Die Spesensätze für Dienstreisen im Inland sind lange unverändert geblieben und wurden zuletzt im Jahr 2020 etwas angehoben. Tatsächlich war der Betrag zuvor das letzte Mal mit der Umstellung von D-Mark auf Euro verändert worden und blieb seither unangetastet. Für 2021 haben sich die Pauschalbeträge von 2020 auf 2021 nicht geändert.

Pauschalbeträge für Deutschland für 2021:

Dauer Bis 2019 2020 & 2021
Zwischen 8 und 24 Stunden / An- und Abreisetag 12,00 Euro 14,00 Euro
Mindestdauer von 24 Stunden 24,00 Euro  28,00 Euro

Für Dienstreisen mit einer Dauer von weniger als 24 aber mehr als acht Stunden können weiterhin 14 Euro in der Reisekostenabrechnung vermerkt werden. Bei einer Mindestdauer von 24 Stunden können für jeden ganzen Tag 28 Euro abgerechnet werden sowie für An- und Abreisetag jeweils 14 Euro. Eine Beispielrechnung finden Sie in unserer kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung.

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Die Übernachtungspauschale liegt bei 20 Euro. Allerdings wird die Hotelrechnung in der Regel auch bei höheren Beträgen vom Arbeitgeber übernommen. Übernachtungskosten, die nicht erstattet werden, können als Werbungskosten in der Steuererklärung angerechnet werden. Warum die Pauschale so niedrig ist? Eine Theorie besagt, dass dies Spesenbetrug vorbeugen soll, falls Geschäftsreisende bei Freunden oder Verwandten unterkommen können. 

Ausnahmen, die es zu beachten gilt

Die Regelung zum Verpflegungsmehraufwand wäre nicht vollständig, wenn es nicht auch Ausnahmen gäbe. Diese sind allerdings recht schnell zusammengefasst.

So wird die Verpflegungspauschale nur dann in voller Höhe ausbezahlt, wenn der Dienstreisende seine Verpflegung auch tatsächlich selbst bezahlt. Wenn der Arbeitgeber für Mahlzeiten aufkommt, wird der Spesensatz entsprechend gekürzt.

  • Muss der Geschäftsreisende das Frühstück nicht selbst zahlen, werden 20 Prozent von der Pauschale für den jeweiligen Tag abgezogen.
  • Im Fall von Mittag- oder Abendessen, das vom Arbeitgeber bezahlt wird, fallen sogar 40 Prozent weg.

Eine Pauschale kann natürlich nur gekürzt werden, wenn sie überhaupt zum Tragen kommt, was erst bei einer Reisedauer von mehr als acht Stunden der Fall ist.

Für kürzere Dienstreisen gilt zu beachten, dass vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten lohnsteuerpflichtig sind. Hier kommen die sogenannten Sachbezugswerte zum Tragen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden müssen.

  • Für ein Frühstück liegt der Sachbezugswert derzeit bei 1,77 Euro.
  • Für ein Mittag- oder Abendessen werden 3,30 Euro angerechnet.

Auslandspauschalen für Dienstreisen 2021

Wie bereits erwähnt gelten die Kategorien für die Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen ins In- und Ausland gleichermaßen. Allerdings können sich die Spesensätze je nach Land deutlich unterscheiden.

Während eine Übernachtung in London zum Beispiel 224 Euro kostet, fallen in Rom nur 135 Euro an. Für einen Tag in Tokyo beträgt die Pauschale 66 Euro, in Athen sind es nur 46 Euro.

In der Auflistung sind auch die Preise in unterschiedlichen Regionen im gleichen Land berücksichtigt. So werden Sie in der Tabelle am Ende dieses Artikels sehen, dass etwa ein Aufenthalt in Miami teurer ist als in Los Angeles.

Anders als die Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands werden die Spesensätze für Ziele im Ausland häufig angepasst. Die Aktualisierung für 2021 enthält abermals Änderungen für viele Länder, Landesteile und Städte; darunter die Schweiz, Rumänien, Korea und China.

Wir haben für Sie eine Liste erstellt mit den häufigsten Reisezielen und den jeweiligen Verpflegungspauschalen (unten). 

Unabhängig vom Ziel – am einfachsten ist es, Ihre Reisekostenabrechnung automatisch von einem intelligenten Tool regeln zu lassen. Mit Spendesk sparen Sie sich die Suche nach aktuellen Spesensätzen und die manuelle Eingabe in Excel-Tabellen:

Aktuelle Spesensätze für Dienstreisen ins Ausland:
Hinweis: In dieser Liste sind die häufigsten Reiseziele enthalten. Eine Übersicht mit sämtlichen Ländern finden Sie hier. Änderungen zum Vorjahr sind in dieser Liste in Fettschrift dargestellt.

Land Verpflegungspauschale Übernachtungspauschale
  mehr als 8 Stunden / An- und Abreisetag mindestens 24 Stunden  
Argentinien  24 35 113
Äthiopien 26 39 130
Australien      
- Canberra  34 51 158
- Sydney  45 68 184
- im Übrigen  34 51 158 
Belgien 28 42 135
Brasilien      
- Brasilia  38 57 127
- Rio de Janeiro  38 57 145
- Sao Paulo  36 53 132
- im Übrigen  34 51 84
China      
- Chengdu 28 41 131
- Hongkong 49 74 145
- Kanton  24  36 150
- Peking  20  30 185
- Shanghai 39  58 217
- im Übrigen  32  48 112
Dänemark 39  58 143
Frankreich      
- Lyon   36 53 115 
- Marseille  31 46 101 
- Paris + Departements 92/93/94  39 58 152 
- Straßburg 34  51 96 
- im Übrigen 29  44  115
Griechenland      
- Athen  31 46 132 
- im Übrigen 24  36 135 
Großbritannien      
- London   41 62 224
- im Übrigen   30 45 115 
Indien      
- Bangalore 28 42 155
- Chennai  21 32 85
- Kalkutta 24  35 145
- Mumbai  33 50 146 
- Neu Delhi  25 38  185 
- im Übrigen  21 32  85 
Iran 22  33 196
Irland 39  58 129
Israel 44  66 190 
Italien      
- Mailand  30 45  158 
- Rom  27 40 135 
- im Übrigen  27 40  135 
Japan      
- Tokio 44  66 233
- im Übrigen 35 52 190
Kanada      
- Ottawa   32 47 142 
- Toronto  34 51 161 
- Vancouver   33 50 140 
- im Übrigen 32  47 134 
Korea, Republik  32  48 108
Liechtenstein 37  56 190
Luxemburg 32  47 130
Malaysia  23 34 88
Niederlande  32 47 122
Nigeria  31 46 182
Norwegen  53 80 182
Österreich  27 40 108
Polen      
- Breslau 22  33 117
- Danzig  20 30 84
- Krakau  18 27 86
- Warschau  20 29 109 
- im Übrigen 20  29 60 
Portugal  24 36 102
Rumänien      
- Bukarest  21 32 92
- im Übrigen 18 27 89
Russische Föderation      
- Jekatarinburg 19  28 84
- Moskau  20 30 110
- St. Petersburg  17 26 114
- im Übrigen  16 24 58
Schweden  33 50 168
Schweiz      
- Genf 44 66 186
- im Übrigen 43 64 180
Singapur 36  54 197
Slowakei  16 24 85
Slowenien  22 33 95
Spanien      
- Barcelona 23  34 118
- Kanarische Inseln  27 40 115
- Madrid 27  40 118
- Palma de Mallorca  24 35  121 
- im Übrigen  23 34  115 
Südafrika      
- Kapstadt  18 27 112
- Johannisburg  20 29 124
- im Übrigen 15  22 94
Taiwan  31 46 143
Tschechien  24 35 94
Türkei      
- Istanbul  17 26 120
- Izmir 20 29 55
- im Übrigen  12 17 95
Ukraine 17 26 98
Ungarn  15 22 63
VAE  44 65 156
USA      
- Atlanta   41 62 175
- Boston  39 58 265
- Chicago 36  54 209 
- Houston  42 63 138 
- Los Angeles  37 56 274 
- Miami  43 64  151
- New York City  39 58  282
- San Francisco  34 51  314
- Washington, D.C.  41 62 276 
- im Übrigen  34 51 138 

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Benjamin Romberg

Benjamin Romberg hat zunächst Erfahrung als Journalist im Wirtschaftsressort der Süddeutschen Zeitung gesammelt, bevor er in den Bereich Marketing und PR wechselte. Bei Spendesk kümmert er sich um die redaktionellen Inhalte für den deutschen Blog sowie um die Öffentlichkeitsarbeit.