Verpflegungsmehraufwand: Alle Spesensätze für Dienstreisen

Deutschland ist weltweit berühmt dafür, Dinge bis ins kleinste Detail zu regeln. Die Abrechnung von Dienstreisen ist da keine Ausnahme. Mit dem Verpflegungsmehraufwand bzw. Verpflegungspauschalen können Arbeitnehmer feste Spesensätze für ihre Reisekostenabrechnung nutzen. Nur: Wie funktioniert das genau?

In diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht über geltendes Recht für Geschäftsreisen ins In- und Ausland geben, damit Sie keine Zeit bei der Spesenabrechnung verlieren. Noch einfacher ist es, wenn Sie Ihre Reisekosten automatisch mit einem intelligenten Tool abrechnen. 

Geltendes Recht ist das Einkommensteuergesetz, genauer gesagt Paragraph 9 Absatz 4a. Dort wird der Verpflegungsmehraufwand geregelt, ein sperriger Begriff, der aber im Grunde nur Folgendes besagt: Wer beruflich verreist und dadurch höhere Kosten bei der Verpflegung hat, als dies an der regelmäßigen Arbeitsstätte der Fall wäre, der bekommt diese zusätzlichen Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet oder kann sie steuerlich geltend machen. 

Da es recht aufwendig wäre, diesen Betrag in jedem Einzelfall zu ermitteln, können Dienstreisende einfach pauschale Spesensätze abrechnen, unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben. Diese richten sich nach Reisedauer und Reiseziel (siehe Tabelle weiter unten). Diese Regelung macht zwar vieles einfacher, bringt aber auch Nachteile mit sich.

Arbeitnehmer machen den Verpflegungsmehraufwand in der Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und bekommen die Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet. Alternativ können die Kosten in der Steuererklärung berücksichtigt werden. Beides gleichzeitig ist allerdings nicht möglich.

Zwei Spesensätze für alle Dienstreisen

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jedes Jahr die geltenden Verpflegungspauschalen für das darauffolgende Jahr. Für 2021 wurden keine Änderungen an Spesensätzen für Inlandsreisen vorgenommen. Es wurden lediglich einige der Tagessätze für Ziele im Ausland angepasst. 

Dafür hat das Bundesministerium der Finanzen am 25. November 2020 ein neues Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern veröffentlicht. Es ersetzt das zuvor geltende Schreiben vom 24. Oktober 2014.

Für den Verpflegungsmehraufwand gelten weiterhin zwei Verpflegungspauschalen, sowohl innerhalb Deutschlands als auch im Ausland. Diese bemessen sich an der Reisedauer.

• Kleine Verpflegungspauschale: bei Geschäftsreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden und weniger als 24 Stunden. Auch gilt dieser Spesensatz für An- und Abreisetage mehrtägiger Geschäftsreisen.
• Große Verpflegungspauschale: für Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, wird dieser Spesensatz für jeden ganzen Tag angewendet.

Dabei ist zu beachten, dass die Berechnung sich an Kalendertagen orientiert; um einen ganzen Tag geltend zu machen, muss der Reisende also tatsächlich von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr unterwegs sein.

Wer zuletzt vor 2014 auf Dienstreise war, wird feststellen, dass sich mit der Reform des Reisekostenrechts ein paar Dinge geändert haben. Die wichtigste Neuerung: Geschäftsreisen mit einer Dauer von weniger als acht Stunden können nicht mehr abgerechnet werden.

Verpflegungspauschalen in Deutschland für 2021

Die Spesensätze für Dienstreisen im Inland sind lange unverändert geblieben und wurden zuletzt im Jahr 2020 etwas angehoben. Tatsächlich war der Betrag zuvor das letzte Mal mit der Umstellung von D-Mark auf Euro verändert worden und blieb seither unangetastet. Für 2021 haben sich die Pauschalbeträge von 2020 auf 2021 nicht geändert.

Pauschalbeträge für Deutschland für 2021:

Für Dienstreisen mit einer Dauer von weniger als 24 aber mehr als acht Stunden können weiterhin 14 Euro in der Reisekostenabrechnung vermerkt werden. Bei einer Mindestdauer von 24 Stunden können für jeden ganzen Tag 28 Euro abgerechnet werden sowie für An- und Abreisetag jeweils 14 Euro. Eine Beispielrechnung finden Sie in unserer kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung.

Die Übernachtungspauschale liegt bei 20 Euro. Allerdings wird die Hotelrechnung in der Regel auch bei höheren Beträgen vom Arbeitgeber übernommen. Übernachtungskosten, die nicht erstattet werden, können als Werbungskosten in der Steuererklärung angerechnet werden. Warum die Pauschale so niedrig ist? Eine Theorie besagt, dass dies Spesenbetrug vorbeugen soll, falls Geschäftsreisende bei Freunden oder Verwandten unterkommen können. 

Ausnahmen, die es zu beachten gilt

Die Regelung zum Verpflegungsmehraufwand wäre nicht vollständig, wenn es nicht auch Ausnahmen gäbe. Diese sind allerdings recht schnell zusammengefasst.

So wird die Verpflegungspauschale nur dann in voller Höhe ausbezahlt, wenn der Dienstreisende seine Verpflegung auch tatsächlich selbst bezahlt. Wenn der Arbeitgeber für Mahlzeiten aufkommt, wird der Spesensatz entsprechend gekürzt.

• Muss der Geschäftsreisende das Frühstück nicht selbst zahlen, werden 20 Prozent von der Pauschale für den jeweiligen Tag abgezogen.
• Im Fall von Mittag- oder Abendessen, das vom Arbeitgeber bezahlt wird, fallen sogar 40 Prozent weg.

Eine Pauschale kann natürlich nur gekürzt werden, wenn sie überhaupt zum Tragen kommt, was erst bei einer Reisedauer von mehr als acht Stunden der Fall ist.

Für kürzere Dienstreisen gilt zu beachten, dass vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten lohnsteuerpflichtig sind. Hier kommen die sogenannten Sachbezugswerte zum Tragen, die bei der Abrechnung berücksichtigt werden müssen.

• Für ein Frühstück liegt der Sachbezugswert derzeit bei 1,77 Euro.
• Für ein Mittag- oder Abendessen werden 3,30 Euro angerechnet.

Auslandspauschalen für Dienstreisen 2021

Wie bereits erwähnt gelten die Kategorien für die Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen ins In- und Ausland gleichermaßen. Allerdings können sich die Spesensätze je nach Land deutlich unterscheiden.

Während eine Übernachtung in London zum Beispiel 224 Euro kostet, fallen in Rom nur 135 Euro an. Für einen Tag in Tokyo beträgt die Pauschale 66 Euro, in Athen sind es nur 46 Euro.

In der Auflistung sind auch die Preise in unterschiedlichen Regionen im gleichen Land berücksichtigt. So werden Sie in der Tabelle am Ende dieses Artikels sehen, dass etwa ein Aufenthalt in Miami teurer ist als in Los Angeles.

Anders als die Pauschalen für Dienstreisen innerhalb Deutschlands werden die Spesensätze für Ziele im Ausland häufig angepasst. Die Aktualisierung für 2021 enthält abermals Änderungen für viele Länder, Landesteile und Städte; darunter die Schweiz, Rumänien, Korea und China.

Wir haben für Sie eine Liste erstellt mit den häufigsten Reisezielen und den jeweiligen Verpflegungspauschalen (unten). 

Unabhängig vom Ziel – am einfachsten ist es, Ihre Reisekostenabrechnung automatisch von einem intelligenten Tool regeln zu lassen. Mit Spendesk sparen Sie sich die Suche nach aktuellen Spesensätzen und die manuelle Eingabe in Excel-Tabellen:

Aktuelle Spesensätze für Dienstreisen ins Ausland:
Hinweis: In dieser Liste sind die häufigsten Reiseziele enthalten. Eine Übersicht mit sämtlichen Ländern finden Sie hier. Änderungen zum Vorjahr sind in dieser Liste in Fettschrift dargestellt.