Verpflegungsmehraufwand: Managen Sie Reisekosten so einfach wie noch nie!
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Verpflegungsmehraufwand: Managen Sie Reisekosten so einfach wie noch nie!

Benjamin Romberg

Wir wissen, dass Reisekostenabrechnungen besonders aufwendig sind in Deutschland – für Mitarbeiter und Finanzteam. Papierbasierte Prozesse, komplexe Kalkulationen, ständige Änderungen der Steuergesetze und Spesensätze (Stichwort: Verpflegungsmehraufwand) – dies alles im Griff zu behalten, ist nicht einfach.

Deshalb haben wir gute Nachrichten für Unternehmen in Deutschland: Ihre bevorzugte Plattform zur Ausgabenverwaltung bietet jetzt auch ein eigenes Modul zur Berechnung der Verpflegungspauschalen an! Wir haben vor Kurzem die erste Version dieser neuen Funktion auf den Markt gebracht, um den speziellen Bedürfnissen deutscher Unternehmen gerecht zu werden.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Spendesk Ihnen helfen kann, einen der mühevollsten Prozesse im Arbeitsalltag zu vereinfachen.

Dienstreise Guide und Spesensätze

Kein Papierkram mehr

Mit dem integrierten Reisekosten-Modul auf Spendesk erfassen Mitarbeiter einfach ihre Reisedaten, Spendesk berechnet daraufhin den genauen Verpflegungsmehraufwand, der ihnen abhängig von Reiseziel und Reisedauer zusteht. Das bedeutet: Keine Recherche der aktuellsten Spesensätze mehr – und auch die Excel-Tabelle für die Spesenabrechnung können sie schließen.

Die Reisekostenabrechnungen folgen dem von Ihnen festgelegten Genehmigungsablauf, so dass Vorgesetzte sämtliche Anträge wie gewohnt freigeben oder ablehnen können. Und das Finanzteam hat endlich eine vollständige Übersicht über alle Ausgaben.

Zudem stellt Spendesk sicher, dass Unternehmen die jeweils aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen einhalten für den Verpflegungsmehraufwand.

Wie Spendesk per diem für Deutschland angepasst hat

Die erste Version der neuen Funktion konzentriert sich speziell auf die Verpflegungspauschalen, basierend auf den aktuellen Sätzen, die von der Bundesregierung festgesetzt werden.

Und das funktioniert so:

  1. Mitarbeiter starten zu einer Geschäftsreise, ganz egal wohin auf der Welt.
  2. Sobald der/die Reisende zurückkehrt, kann auf Spendesk die Auszahlung der Verpflegungspauschalen beantragt werden. Dazu brauchen Mitarbeiter lediglich die Reisedetails (Reiseziel(e), Daten, Uhrzeit) einzugeben und ggf. kostenlose Mahlzeiten anzugeben (z.B. Frühstück im Hotel), die für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands relevant sind. Spendesk berechnet automatisch den entsprechenden Betrag.
  3. Der Antrag wird dann an Vorgesetzte gesendet, um alle Angaben zu überprüfen und die Abrechnung zu genehmigen (oder abzulehnen).
  4. Das Finanzteam kann alle Antragsinformationen einsehen und Mitarbeitern direkt den korrekten Betrag erstatten.
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Übrigens: Das Modul für Verpflegungspauschalen wird in Kürze auch Übernachtungskosten enthalten. Also bleiben Sie auf dem Laufenden.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Spendesk Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsausgaben intelligenter zu verwalten?

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Benjamin Romberg

Benjamin Romberg hat zunächst Erfahrung als Journalist im Wirtschaftsressort der Süddeutschen Zeitung gesammelt, bevor er in den Bereich Marketing und PR wechselte. Bei Spendesk kümmert er sich um die redaktionellen Inhalte für den deutschen Blog sowie um die Öffentlichkeitsarbeit.