Spesen direkt in Spendesk validieren und überweisen

Spesen direkt in Spendesk validieren und überweisen

Maylis Amram

Wenn wir ehrlich sind begeistert das Thema Spesenmanagement wohl die wenigsten. Spesenabrechnungen werden gerne so lange aufgeschoben wie nur irgendwie möglich und am Monatsende wird es dann sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Finanzteam stressig.

Durchschnittlich benötigt das Finanzteam in Unternehmen, die Spesenabrechnungen manuell bearbeiten, pro Monat einen halben Tag, um diese zu validieren und zurückzuerstatten. Hinzu kommt, dass 19% aller Spesenabrechnungen fehlerhaft sind.

Selbst moderne Lösungen zur Spesenverwaltung lassen Raum für Fehler. Zudem gibt es Aufgaben, die doppelt durchgeführt werden müssen, wenn die Genehmigung der Spesen und deren Rückerstattung getrennt verwaltet werden.

Bei Spendesk sind wir davon überzeugt, dass Mitarbeiter Auslagen nur in Ausnahmefällen mit ihrem eigenen Geld vorstrecken sollten. Deshalb haben wir vorab genehmigte, virtuelle Karten entwickelt. Für das Finanzteam bedeutet das mehr Kontrolle und Übersicht, für die Mitarbeiter mehr Unabhängigkeit und Sicherheit bei Online-Zahlungen.

Doch wenn Kosten vorstrecken wirklich die einzige Option ist, sollte das Finanzteam den gesamten Prozess an einem Ort abwickeln können.

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Spesenerstattung mit Spendesk

Von der Freigabe bis zur Überweisung sind alle Etappen in einem Tool zentralisiert, unkompliziert und ohne Papierkram. Wie genau das funktioniert sehen Sie in diesem kurzen Video und auf unsere Webseite.

 

Was bedeutet das für Sie und Ihr Team?

  • Zeit sparen: Automatisieren Sie die Zuordnung von Spesen und Rückerstattungen. Manuelle Eingaben sind nicht mehr nötig.
  • Transaktionen zurückverfolgen: Sie haben von der Freigabe bis zur Zahlung Zugriff auf den gesamten Audit-Trail. Jede Etappe wird in Spendesk dokumentiert.
  • Risiko minimieren: Spesen überprüfen, validieren und überweisen: Ihre Daten sind zentralisiert in einer Plattform verfügbar, Duplikate gehören der Vergangenheit an.

Wie funktioniert die Spesenerstattung mit Spendesk?

  1. Mitarbeiter reichen ihre Spesenabrechnung über die mobile App ein.
  2. Ihr Manager validiert diese.
  3. Das Finanzteam überprüft die Spesenabrechnung und plant die Überweisung. Dafür gibt es in Spendesk einen eigenen Tab.
  4. Der Spendesk-Kontoinhaber bestätigt die Überweisung mit einem sicheren, einmal verwendeten Code, der direkt auf sein Handy gesendet wird.
  5. Dem Mitarbeiter wird das Geld auf sein Bankkonto zurückerstattet.

Alle Etappen sind in einem Tool zentralisiert, die Rückerstattung erfolgt nach einer Validierung mit wenigen Klicks. Jede Überweisung wird vom Kontoinhaber mit einem Sicherheitscode verifiziert.

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Wie lässt es sich diese Lösung mit Ihrem derzeitigen Kostenmanagement kombinieren?

Die Spesenerstattung mit Spendesk ist für alle Kunden verfügbar, die das Spendesk Modul zur Spesenabrechnung im Standard-Plan verwenden.

Die Funktion kann vom Kontoinhaber mit einem Klick in den Einstellungen aktiviert werden.

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Sobald die Funktion aktiviert ist, können Sie für Ihre Rückerstattungen zwischen der Verwendung der Spendesk-Überweisung, einer XML-Sepa-Datei (in der Eurozone) oder dem Herunterladen einer CSV-Datei wählen.

Bei der Spesenerstattung können Sie die Überweisungen für Mitarbeiter direkt aus Ihrem Wallet durchführen. Wenn Ihr Wallet also beispielsweise in Euro ist, können Sie Rückerstattungen für alle Mitarbeiter mit einem Euro-Bankkonto vornehmen.

So geht smartes Spesenmanagement mit Spendesk, ohne manuelle Prozesse und Papierkram.

Sie sind bereits Spendesk Kunde und diese Funktion interessiert Sie? Schicken Sie Ihrem Customer Success Manager eine E-Mail!

Sie sind noch kein Kunde? Wir erzählen Ihnen gerne mehr über Spendesk.

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Maylis Amram

Maylis Amram is Product Marketing Manager at Spendesk.