Spesenabrechnung Vorlage: kostenloses Formular zum Download
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Spesenabrechnung Vorlage: kostenloses Formular zum Download

Benjamin Romberg

Um nicht unnötig viel Zeit mit der Spesenabrechnung zu verbringen, sollten Sie auf eine passende Vorlage zurückgreifen. Ein entsprechendes Formular stellen wir Ihnen hier zum kostenlosen Download bereit.

Abgesehen davon kann es aber auch sinnvoll sein, den gesamten Spesenprozess innerhalb des Unternehmens zu betrachten und zu fragen: Ist das aktuelle Vorgehen effizient oder besteht Optimierungsbedarf?

Um Ihnen das Leben leichter zu machen, haben wir eine Vorlage zur Spesenabrechnung erstellt, mit der Sie Ihre Reisekosten oder sonstige arbeitsbedingte Ausgaben einfach und übersichtlich zusammenfassen können:

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Das Formular enthält die wichtigsten Kategorien wie Hotel, Transport und Verpflegung sowie alle Felder, die der Antragsteller ausfüllen muss. Den Taschenrechner können Sie beiseite legen - die nötigen Formeln sind in der Vorlage enthalten, so dass die entsprechenden Summen automatisch gebildet werden.

Laden Sie sich einfach das kostenlose Muster zur Reisekostenabrechnung herunter und passen Sie es entsprechend Ihren Wünschen an; zum Beispiel mit dem eigenen Firmenlogo oder weiteren Feldern.

Das sollte in Ihrer Vorlage für Spesenabrechnungen enthalten sein

Eine Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung wird von Mitarbeitern genutzt, um nach erfolgreich absolvierter Dienstreise die entstandenen Ausgaben geltend zu machen und etwaige Auslagen aus eigener Tasche zurückerstattet zu bekommen.

Klassische Spesenkategorien sind dabei:

  • Transport: Flüge und Züge zählen zu den häufigsten Fortbewegungsmitteln für Geschäftsreisen, aber auch Fahrten mit dem eigenen PkW gehören in die Abrechnung.
  • Übernachtung: Ausgaben für die Unterkunft in Hotel oder Apartment sind ebenso fester Bestandteil der Reisekostenabrechnung.
  • Verpflegung: Bei Kosten für Essen und Trinken gilt es, die aktuell gültigen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand zu beachten. Je nach Dauer der Reise (z.B. mehr als 8 Stunden oder ein voller Tag) und Reiseziel (unterschiedliche Kosten je nach Land) kommen hier verschiedene Pauschalen zum Tragen.
  • Sonstige Kosten: Auch kleinere Ausgaben sollte nicht vom Mitarbeiter getragen werden. Nehmen Sie daher auch Kosten für Telefon oder Parkplatz in die Spesenabrechnung mit auf.

Die einzelnen Spesenkategorien sollten in der Vorlage zur Reisekostenabrechnung enthalten sein, ebenso wie die wichtigsten Informationen zum Antragsteller, das Datum und der Grund der Reise. Und natürlich sollte man bei einer Spesenabrechnung das Wichtigste nicht vergessen: die Belege.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich alle Quittungen für Ausgaben auf Geschäftsreisen aufbewahren und diese später vollständig einreichen. Das macht nicht nur das Leben für die Buchhaltung leichter, sondern beschleunigt auch den Prozess der Auslagenerstattung.

Dienstreise Guide und Spesensätze

Brauchen wir Reisekostenabrechnungen überhaupt noch?

Die simple wie eindeutige Antwort auf diese Frage lautet: nein. Reisekostenabrechnungen sind eine unnötige Belastung für Team und Buchhaltung. Sie kosten Zeit - und erhöhen zudem das Risiko von Spesenbetrug.

Warum setzen so viele Unternehmen dennoch auf diese altmodische Prozedur? Weil das Auslegen aus eigener Tasche häufig immer noch die einzige Möglichkeit für Angestellte ist, Ausgaben unterwegs zu tätigen.

Die einzige Alternative - wie viele denken - wäre, mit der Firmenkreditkarte zu verreisen und das ist aus anderen Gründen nicht ideal. Und so bleibt den Mitarbeitern oft keine andere Möglichkeit, als das Geld unterwegs selbst auszulegen, Belege zu sammeln und nach ihrer Rückkehr eine Reisekostenabrechnung vorzunehmen.

Um diese Belastung so gering wie möglich zu halten, ist eine einfache und übersichtliche Vorlage zur Spesenabrechnung wichtig. Sonst muss das Team jedes Mal bei der Buchhaltung nachfragen, die ohnehin schon genug mit dem Prüfen der Formulare beschäftigt ist.

Dennoch müssen Mitarbeiter oft lange auf die Rückerstattung von Spesen warten. Warum also nicht gleich einen ganz neuen Weg gehen?

Warum Reisekostenabrechnungen abgeschafft werden sollten

Im Grunde reicht schon ein Blick auf die Zahlen. Bis eine einzelne Spesenabrechnung den gesamten Prozess durchlaufen hat, kann es 30 Tage dauern. Und so lange müssen Mitarbeiter auch auf die Erstattung ihrer Auslagen warten.

Hinzu kommt: Im Schnitt gehen während dieses Prozesses 50 Minuten Arbeitszeit verloren. Und das ist noch nicht alles. Wenn sich nur ein kleiner Fehler einschleicht (falsches Datum, falsche Kategorie, fehlender Beleg), was etwa in einem Fünftel aller Fälle passiert, kommen noch einmal weitere 18 Minuten hinzu. 

Dabei geht ziemlich viel Produktivität und damit Geld verloren für eine Aufgabe, auf die eigentlich ohnehin niemand Lust hat. Auch mit der richtigen Vorlage zur Spesenabrechnung bleibt der Prozess an sich eine Belastung für Team und Buchhaltung. Mit unserem Spesenrechner erfahren Sie ganz konkret, wie viel Zeit aktuell in Ihrem Unternehmen verloren geht.

Deshalb sollten Sie bei der Spesenverwaltung auf ein intelligentes Tool setzen, das allen Beteiligten Arbeit abnimmt und für mehr Sicherheit sorgt.

Die beste Alternative zum Formular für die Spesenabrechnung

Ein Tool wie Spendesk erleichtert das Bezahlen am Arbeitsplatz mit gleich mehreren Features.

Eine der meist genutzten Funktionen sind die intelligenten Zahlungsmethoden. Prepaid-Karten erlauben es Mitarbeitern, unterwegs mit Firmengeld zu bezahlen und nicht mehr aus der eigenen Tasche. Und auch für die Finanzabteilung hat das Vorteile: Über eine sichere Plattform hat man jederzeit einen Echtzeit-Überblick über die Ausgaben.

Das Team auf Reisen kann die Belege direkt per App auf dem Handy hochladen, so dass auch die mühsame Jagd nach Quittungen wegfällt. Und Spesenabrechnungen sind fortan überflüssig.

Um sicher online zu bezahlen, können Mitarbeiter auf virtuelle Einmal-Kreditkarten zurückgreifen. Die vorbestimmten individuellen Budgets machen die Zahlung deutlich sicherer als das Teilen von Firmenkreditkarten und zugehörigen Daten.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Vorlage zur Spesenabrechnung weiterhilft. 

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Benjamin Romberg

Benjamin Romberg hat zunächst Erfahrung als Journalist im Wirtschaftsressort der Süddeutschen Zeitung gesammelt, bevor er in den Bereich Marketing und PR wechselte. Bei Spendesk kümmert er sich um die redaktionellen Inhalte für den deutschen Blog sowie um die Öffentlichkeitsarbeit.