Automatische Spesenabrechnung: Weniger Papierkram mit Spendesk
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Automatische Spesenabrechnung: Weniger Papierkram mit Spendesk

Benjamin Romberg

Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern einfache und unkomplizierte Möglichkeiten zur Verfügung stellen, um nötige Ausgaben im Berufsalltag zu tätigen.

Dennoch müssen Teammitglieder manchmal mit ihrem eigenen Geld bezahlen – und später eine Erstattung beantragen.

Mitarbeiter, die etwa viel reisen, können so sehr viel Zeit mit der Abrechnung von Reisekosten verbringen. Das ist nicht nur unnötig, sondern auch unfair.

Wenn das Team schon für Unternehmensausgaben aus der eigenen Tasche aufkommt, sollte es nicht auch noch mit Papierkram belästigt werden, um das Geld zurückzuerhalten.

Mit Spendesk Spesenmanagement können Sie die Abrechnung von Spesen direkt nach jedem Kauf in wenigen Sekunden erledigen. Mitarbeiter müssen lediglich ein Foto des Belegs machen und die Abrechnung wird automatisch zur Freigabe weitergeleitet. Die Details auf dem Beleg werden mit Hilfe von OCR ausgelesen, eine manuelle Dateneingabe ist nicht notwendig.

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Nur wenige Schritte für alle Beteiligten

So funktioniert der Prozess der Spesenabrechnung mit Spendesk im Unternehmensalltag:

Antragsteller 

Wer für Unternehmensausgaben mit eigenem Geld bezahlen muss, kann die Erstattung ganz einfach beantragen.

  1. Beleg abfotografieren
  2. In Spendesk App hochladen (Mobil oder Desktop)
  3. Kurz warten, bis der Spendesk-Roboter Marvin alle Details automatisch ausgefüllt hat
  4. Anbieter und Grund der Ausgabe überprüfen – und absenden
  5. Auf die Benachrichtigung warten, dass die Rückerstattung erfolgt ist

 

Genehmiger

Vorgesetzte können Spesenabrechnungen von Teammitgliedern genauso einfach freigeben wie jede andere Zahlung über Spendesk.

  1. Benachrichtigung über Spendesk App, E-Mail oder Slack, dass ein Mitarbeiter eine Abrechnung eingereicht hat
  2. Abrechnung prüfen und mit einem Klick freigeben

Controller

Die Finanzabteilung hat in diesem Prozess zwei Aufgaben: die Organisation der Erstattung von Mitarbeiterausgaben sowie die Überprüfung dieser Ausgaben für Buchhaltung und Reporting.

Je nach Struktur des Unternehmens übernimmt ein Team beide Aufgaben oder sie werden aufgeteilt; etwa wenn HR die Erstattungen erledigt und das Finanzteam die Überprüfung.

Rückerstattung von Spesen

  1. Benachrichtigung, dass freigegebene Spesen zur Erstattung bereitstehen
  2. Einloggen bei Spendesk: Payments -> To reimburse
  3. Export einer oder mehrerer Zahlungen gleichzeitig als SEPA-Datei, die bei der Bank zur Zahlung hochgeladen werden kann
  4. Mit einem Klick alle Anfragen als „erstattet” markieren

Spesenabrechnungen überprüfen

  1. Benachrichtigung, dass Ausgaben in Spendesk zur Überprüfung vorliegen
  2. Einloggen bei Spendesk: Payments -> To validate
  3. Bestätigung, dass Schlüsseldaten korrekt eingegeben (z. B. VAT) und Ausgaben richtig zugeordnet wurden (Automatisierung möglich mit Spendesk Autocat)
  4. Direkter Export in Buchhaltungssoftware

Mit Spendesk können Sie den gesamten Prozess in einem Tool zentralisiert managen – mit klaren Abläufen für Freigaben, Erstattungen und Überprüfung von Spesenabrechnungen.

Keine E-Mails, kein Hin und Her zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten und Buchhaltung – und vor allem: keine Spesenabrechnungen auf Papier mehr.

Warum Ihr Unternehmen davon profitiert

Traditionelle Spesenabrechnungen verursachen viel manuelle Arbeit in Firmen, sie sind nervig und zeitaufwendig für alle Beteiligten.  

Mit Spendesk haben Sie folgende Vorteile:

  1. Alle Spesenabrechnungen an einem Ort, sortiert nach Mitarbeiter und Team. Keine E-Mail-Anhänge oder Post-its mehr.
  2. Mitarbeiter erhalten während ihrer Abrechnung bei jedem Schritt Unterstützung vom Tool. So sind Fehler kaum möglich.
  3. Belege werden an einem Ort gespeichert und vom Spendesk-Roboter Marvin verifiziert. So können Sie sicher sein, dass Datum, Anbieter und Summe auch stimmen.
  4. Freigaben sind automatisiert: Jede Anfrage wird direkt an den zuständigen Manager zur Bewilligung weitergeleitet. Wenn eine Ausgabe nicht freigegeben ist, wird sie auch nicht bezahlt.
  5. Zeitersparnis durch Sammelzahlungen mit SEPA-Transfers und dank Ein-Klick-Export überprüfter Zahlungen in die Buchhaltungssoftware.

Zeit ist Geld – der Beweis in Zahlen

Wenn Mitarbeiter häufig aus der eigenen Tasche bezahlen müssen, können Spesenabrechnungen zur Belastung für Unternehmen werden. Mit Spendesk Expense Management ist das kein Problem mehr.

„Mit Spendesk kann ich Ausgaben überwachen und das Team bleibt trotzdem unabhängig. Das ist eine große Erleichterung. Wir sparen sehr viel Zeit und dadurch auch Geld. Ich würde sagen, dass wir mehr als zwei Tage im Monat gewonnen haben, was sich auf das Jahr hochgerechnet auf 6.000 € summiert."

Fabien Henaut, Administrative and Financial Manager, We are Social

Sprechen Sie noch heute mit unserem Team, um zu sehen, wie Spendesk auch Ihrem Unternehmen Zeit sparen kann.

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Benjamin Romberg

Benjamin Romberg hat zunächst Erfahrung als Journalist im Wirtschaftsressort der Süddeutschen Zeitung gesammelt, bevor er in den Bereich Marketing und PR wechselte. Bei Spendesk kümmert er sich um die redaktionellen Inhalte für den deutschen Blog sowie um die Öffentlichkeitsarbeit.