So lässt sich die Reisekostenabrechnung automatisieren

So lässt sich die Reisekostenabrechnung automatisieren

Helena Kleine

Es ist nicht so, als wäre in Deutschland nicht alles irgendwie geregelt. Aber manchmal sorgen allzu detaillierte Regelungen für mehr Verwirrung als Klarheit und kreieren einen unglaublichen Aufwand bei allen Beteiligten, vor allem in Unternehmen. Ein Paradebeispiel für dieses Phänomen ist der Verpflegungsmehraufwand, welcher die Reisekostenabrechnung für Angestellte auf Dienstreisen mit regelt.

Fragen Sie sich, welche Verpflegungspauschalen Sie einer Mitarbeiterin erstatten sollen, die von Montagmorgen bis Freitagnachmittag von ihrem Wohnort in Berlin erst nach München und dann nach Zürich gereist ist, dabei an drei Tagen Frühstück im Hotel bekommen hat und einmal von Geschäftspartnern eingeladen wurde?

Keine Sorge – wir kennen die großen Fragezeichen nur zu gut und helfen Ihnen in diesem Beitrag, die Möglichkeiten zur Automatisierung von Reisekostenabrechnungen zu überblicken. Denn eines ist klar: Niemand sollte lange Tabellen zu Verpflegungsmehraufwand und Spesensätzen durchblättern müssen, um die Spesenabrechnung erledigen zu können. Das Leben ist zu kurz.

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Vorteile der Nutzung von Verpflegungspauschalen für Dienstreisen

Traditionell haben Arbeitgeber zwei Möglichkeiten für die Reisekostenabrechnung:

  1. Alle Belege für Mahlzeiten und Hotels einsammeln, die von Mitarbeitern ausgelegt wurden, und die entsprechenden Beträge zurückerstatten.
  2. Die gesetzliche festgelegten Pauschalbeträge nachschlagen, zusammenrechnen und anstatt der real entstandenen Kosten pauschal erstatten.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

  Einzelne Ausgaben verrechnen Pauschalbeträge nutzen
Pro Reale Kosten werden gedeckt In der Regel geringe Kosten für das Unternehmen
    Weniger Verwaltungsaufwand (keine Papierbelege etc.)
Kontra Auslegen von Beträgen belastet die Mitarbeiter Komplizierte Regelungen zu Pauschalbeträgen nach Land und teilweise sogar Stadt
  Belege gehen oft verloren Reisedauer entscheidet über Pauschale – Fehlerquelle bei der Berechnung
  z.T. können keine gültigen Belege ausgestellt werden (z.B. am Kaffeestand am Wochenmarkt) Mitarbeiter bleiben oft auf Kosten sitzen (mehr dazu später)
  Zeitfressender Prozess  

Die Nutzung von Pauschalbeträgen entlastet Unternehmen und Mitarbeiter also, weil keine einzelnen Zettelchen für jede Kugel Eis gesammelt werden müssen. Doch wer sich die Regelungen zu pauschalen Spesensätzen einmal genauer angesehen hat, verliert schnell den Mut.

Zum einen entscheidet das Reiseziel über die Höhe des Pauschalbetrages, zum anderen ist es entscheidend, ob der Tag als An- bzw. Abreisetag gezählt wird und die Reise mindestens acht Stunden übersteigt. Bei Mahlzeiten, die der Dienstreisende nicht selbst bezahlen musste (z.B. Frühstück im Hotel) fallen ebenfalls gewissen Anteile der Pauschale weg.

Apps und Softwarelösungen zur automatischen Reisekostenabrechnung

Klingt nach einem Problem, das man am besten von einem Algorithmus lösen lassen sollte, oder? Als einer der ersten Anbieter am Markt hat Spendesk ein Tool entwickelt, das genau hier ansetzt. Die Software kennt jederzeit die aktuellen gesetzlich festgelegten Pauschalbeträge für jedes Land und jede Stadt.

Außerdem kann durch die schnelle Eingabe von Ab- und Anreisezeit ermittelt werden, für welche Tage ein Anspruch auf die Auszahlung der Pauschale besteht und in welcher Höhe. Welche Mahlzeiten nicht vom Mitarbeiter selbst bezahlt wurden, lässt sich durch ein kleines Häkchen angeben. Somit entfällt das Rechnen und Blättern durch Monstertabellen, um die entstandenen Ansprüche zu berechnen.

Was, wenn der Verpflegungsmehraufwand zu knapp bemessen ist?

Mit 28€ für ganze Tage ist der Pauschalbetrag für Reisen innerhalb des Bundesrepublik doch etwas spärlich bemessen. Wer schonmal versucht hat, sich in München den ganzen Tag für diesen Betrag durchzufüttern, wird schnell merken: Gesundes, qualitativ hochwertiges Essen ist leider kaum drin.

Daher entscheiden sich einige Unternehmen für die oben beschriebene Variante eins und erstatten ihren Mitarbeitern die realen Kosten, die auf einer Dienstreise entstanden sind. Der Nachteil: Viel Papierkram und Rechnungen über Kleinstbeträge müssen gesammelt, abgeheftet und zurücküberwiesen werden. Hinzu kommt die Belastung für Mitarbeiter, zunächst einmal ihr eigenes Geld für die Kosten auszulegen und möglicherweise wochenlang auf die Erstattung zu warten.

Auch hier schaffen moderne Lösungen Abhilfe. Smarte Kreditkarten für Mitarbeiter, die mit einem begrenzten Verfügungsrahmen ausgestattet sind, machen die Zahlungen auf Reisen einfach und entlasten alle Beteiligten. Per App können die Belege sofort abfotografiert und hochgeladen werden. Damit entfällt dann auch verlorene Zeit bei der manuellen Spesenabrechnung – auf Seiten der Mitarbeiter und des Finanzamts.

Volle Flexibilität und Transparenz mit Spendesk

Doch warum überhaupt “entweder oder”? Mit digitalen Lösungen können Sie sich beispielsweise entscheiden, Reisen im Ausland mit Verpflegungspauschalen abzudecken (die automatisch berechnet werden) und Ihren Mitarbeitern für andere Fälle Kreditkarten zur Verfügung zu stellen.

Ganz egal, für welche Variante Sie sich auch entscheiden – mit der richtigen Software sparen Sie Arbeitszeit, vermeiden unnötige Fehler und damit Frustration und Kosten. Mit unserem Spesenrechner können Sie herausfinden, wie hoch die versteckten Kosten durch manuelle Prozesse aktuell in Ihrem Unternehmen sind.

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Helena Kleine

Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.