Reisekosten in Spendesk abrechnen

Reisekosten in Spendesk abrechnen

Emilia Hertkorn

Die Gründe für Dienstreisen sind vielfältig: ein Messebesuch im In- oder Ausland, eine Konferenz, ein Kundenbesuch oder ein Meeting mit Kollegen an einem anderen Standort. Alle Mitarbeiter, die keine eigene Kredit- oder Debitkarte zur Verfügung haben, müssen die Kosten dabei häufig vorstrecken.

Bei Spendesk empfehlen wir daher eine Kombination aus virtuellen Karten für Zahlungen online wie z.B. das Buchen von Flug- oder Zugtickets, und Debitkarten für Mitarbeiter unterwegs.

Falls es doch vorkommen sollte, dass Mitarbeiter Ausgaben vorstrecken müssen, können Spesen mit Spendesk im Handumdrehen eingereicht und zurückerstattet werden. Die Berechnung und Erstattung des Verpflegungsmehraufwands kann ebenfalls direkt in Spendesk automatisiert werden.

Reisekostenprozess mit Spendesk (2)

In der Realität ist eine Kombination aus virtuellen Karten, physischen Debitkarten für unterwegs, der ein oder anderen Spesenabrechnung und der Erstattung des Verpflegungsmehraufwands wahrscheinlich. Im nächsten Teil dieses Artikels finden Sie ein konkretes Beispiel für diese Etappen.

  1. Buchung des Tickets mit einer virtuellen Karte

Nehmen wir an, der Mitarbeiter Marcus möchte für seine nächste Dienstreise ein Bahnticket für die An- und Abreise kaufen. Anstatt beim Finanzteam die Firmenkreditkarte zu holen, die womöglich schon von einem anderen Mitarbeiter ausgeliehen wurde, kann er in Spendesk direkt den entsprechenden Betrag für sein Ticket anfragen.

Seine Vorgesetzte erhält daraufhin eine Benachrichtigung und bestätigt die Anfrage mit einem Klick. Sollte der Ticketpreis z.B. das Budget überschreiten, kann die Anfrage auch abgelehnt werden. Nach der Freigabe kann Marcus in Spendesk eine virtuelle Karte zur einmaligen Verwendung generieren und online sicher für sein Ticket bezahlen.

Nach der Buchung lädt er den Beleg per Drag & Drop in Spendesk hoch oder leitet ihn an eine eigens dafür eingerichtete E-Mail Adresse weiter. 

Für Mitarbeiter, die bis zu einem bestimmten Budget freie Hand haben, und für den Ticketkauf keine Freigabe benötigen, fällt die Etappe der Genehmigung weg.

  1. Bezahlen unterwegs mit einer physischen Karte

Während seiner Geschäftsreise sollte Marcus eine physische Debitkarte dabei haben, damit er unterwegs keine Ausgaben vorstrecken muss. Auf seiner Karte hat er dabei entweder ein monatliches Budget zur Verfügung, oder er fragt vor der Reise mit einem Klick ein Top-Up, d.h. mehr Budget an.

Tipp: „Mit den neuen Karten kann man Kategorien wie Restaurants blocken damit diese nicht doppelt als Verpflegungsmehraufwand eingereicht werden.”

Sobald seine Managerin die Anfrage zum Aufladen der Karte bestätigt hat, kann es losgehen und Marcus bezahlt z.B. für ein Taxi mit seiner Spendesk-Karte. Von seinen Belegen macht er ein Foto und lädt sie direkt nach der Zahlung in die mobile Spendesk-App.

3. Spesen in Spendesk erstatten

Wenn Marcus für seinen Kundenbesuch keine eigene Karte zur Verfügung haben sollte oder bar bezahlen und Ausgaben vorstrecken muss, steht am Monatsende die allseits (un)beliebte Spesenabrechnung an.

Wie Sie die Zettel- und Belegsuche beenden und Spesen stattdessen im Handumdrehen einreichen und zurückerstatten können, erfahren Sie hier.

Wie funktioniert die Spesenerstattung mit Spendesk?

  1. Wenn der Mitarbeiter Ausgaben mit seinem eigenen Geld vorgestreckt hat, kann er unterwegs direkt ein Bild von dem Beleg machen und es über die App zur Rückerstattung einreichen.
  2. Der Manager validiert die Spesen.
  3. Das Finanzteam überprüft die Spesenabrechnung und plant die Überweisung. Dafür gibt es in Spendesk einen eigenen Tab.
  4. Der Spendesk-Kontoinhaber bestätigt die Überweisung mit einem sicheren, einmal verwendeten Code, der direkt auf sein Handy gesendet wird.
  5. Dem Mitarbeiter wird das Geld auf sein Bankkonto zurückerstattet.

Alle Etappen sind dabei in einem Tool zentralisiert, die Rückerstattung erfolgt nach einer Validierung mit wenigen Klicks. Jede Überweisung wird vom Kontoinhaber mit einem Sicherheitscode verifiziert.

Wie das konkret in der Spendesk Plattform funktioniert sehen Sie in diesem kurzen Video.

4. Verpflegungsmehraufwand

Der Mitarbeiter Marcus hat für seine Geschäftsreise auch Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Die Höhe dieser Pauschale ist von der Dauer des Aufenthalts, dem Land und sogar der Stadt abhängig, die manuelle Berechnung wird dabei leider schnell kompliziert.

In Spendesk basiert die automatisierte Berechnung des Verpflegungsmehraufwands auf den aktuellen Sätzen des Bundesministeriums der Finanzen. Diese Funktion heißt in Spendesk Per Diem. Das Berechnen, Einreichen und Erstatten des Verpflegungsmehraufwands funktioniert dabei folgendermaßen:

  1. Marcus startet zu einer Geschäftsreise, ganz egal wohin auf der Welt.
  2. Sobald er zurückkehrt, kann auf Spendesk die Auszahlung der Verpflegungspauschalen beantragt werden. Dazu brauchen Mitarbeiter lediglich die Reisedetails (Reiseziel(e), Daten, Uhrzeit) einzugeben und ggf. kostenlose Mahlzeiten anzugeben (z.B. Frühstück im Hotel), die für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands relevant sind. Spendesk berechnet automatisch den entsprechenden Betrag.
  3. Der Antrag wird dann an den Vorgesetzten gesendet. Dieser überprüft die Angaben und kann das Per Diem dann genehmigen (oder ablehnen).
  4. Das Finanzteam hat Zugriff auf alle Antragsinformationen und kann den Mitarbeitern direkt den korrekten Betrag erstatten.

Tipp: „Erstellen Sie in Spendesk ein Custom Field mit den Trip IDs, um ganz einfach die Übersicht über alle Reisekosten zu behalten."

Durch die Kombination von virtuellen Kreditkarten, physischen Debitkarten, der automatisierten Berechnung des Verpflegungsmehraufwands und im Ausnahmefall auch der ein oder anderen Spesenabrechnung spart nicht nur Ihr Finanzteam, sondern auch die Mitarbeiter viel Zeit.

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Emilia Hertkorn

Emilia ist Customer Success Managerin bei Spendesk und hilft den deutschen Kunden dabei, ihr Ausgabenmanagement mit Spendesk zu automatisieren.