Rechnungsverwaltung leicht gemacht – mit Spendesk profitiert das ganze Team
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Rechnungsverwaltung leicht gemacht – mit Spendesk profitiert das ganze Team

Spendesk

Die Abwicklung von Rechnungen ist für Unternehmen oft mühsam. Es sind zu viele Teammitglieder involviert und zu viele Schritte müssen nach wie vor manuell erledigt werden.

Im Durchschnitt bezahlt ein Unternehmen mehr als 100 Rechnungen pro Monat – das kann aufwendig und teuer werden mit altmodischen Prozessen.

Deshalb ergänzt Spendesk sein Angebot mit einem neuen Tool für die Rechnungsverwaltung. Spendesk-Nutzer können nun Verbindlichkeiten ganz einfach über die zentrale Plattform erfassen, freigeben und bezahlen.

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Sie sind auf der Suche nach Informationen zum Thema digitale Buchhaltung allgemein? Hier geht es zu Tipps und Tricks. 

Einfache Rechnungsabwicklung

Mit Spendesk Rechnungsmanagement können Sie sich endlich vom manuellen Hin und Her zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern bei der Abwicklung von Rechnungen verabschieden.

Das spart nicht nur Zeit, die das Team für wichtigere Aufgaben nutzen kann, sondern verringert auch die Anfälligkeit für Fehler im Prozess.

Wie das Tool funktioniert

Mit Spendesk können Sie Ihre Rechnungen in nur wenigen Schritten managen:

  1. Ein Teammitglied lädt die Rechnung über das eigene Profil auf Spendesk hoch.
  2. Alle wichtigen Informationen werden mit Hilfe von OCR Technologie ausgefüllt.
  3. Wenn nötig, wird ein Vorgesetzter benachrichtigt, der die Rechnung über sein eigenes Profil freigeben kann.
  4. Die Rechnung wird über Spendesk an die Finanzabteilung weitergeleitet, die sich um die Zahlung kümmert.

Der gesamte Prozess wird mit einem einzigen Tool abgewickelt. Das Finanzteam kann jeden Schritt nachverfolgen – und muss auf der Suche nach Informationen nicht mehr lange E-Mail Korrespondenzen durchforsten oder Mitarbeitern hinterher telefonieren.

 

Automatisierte Rechnungsverwaltung

Wenn Sie lästige Angelegenheiten wie das Rechnungsmanagement automatisieren, bleibt dem Team mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Mit Spendesk haben Sie folgende Vorteile:

  • Alle wichtigen Informationen werden erfasst. Bevor alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann die Rechnung nicht abgeschickt werden.
  • Rechnungen landen direkt beim richtigen Vorgesetzten. Keine verschwundenen E-Mails oder fehlenden Anhänge mehr – Manager erhalten unmittelbar eine Benachrichtigung per E-Mail, Slack oder über die Spendesk App, wenn eine Rechnung zur Freigabe vorliegt.
  • Die Finanzabteilung erhält einen vollständigen Überblick über das Rechnungsmanagement. Controller haben jederzeit Zugriff auf alle Details sämtlicher Rechnungen; Nachhaken bei den zuständigen Mitarbeitern wird somit überflüssig.
  • Derjenige, der die Rechnung hochlädt, kann den Prozess nachverfolgen und erhält eine Benachrichtigung, wenn die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. So muss das zuständige Teammitglied nicht mehr nachfragen und zwischen Zulieferer und Finanzabteilung vermitteln.

Freigegebene Rechnungen schnell bezahlen

Meist müssen Controller Rechnungen einzeln begleichen, indem sie eine neue Zahlung für jeden Zulieferer erstellen und diese dann eine nach der anderen anweisen.

Dieses Vorgehen ist nicht nur aufwendig und zeitraubend, sondern auch fehleranfällig.

Mit Spendesk können Sie jetzt alle freigegebenen Rechnungen in einer XML-Datei exportieren und für eine Sammelzahlung bei der Bank hochladen.

Dabei enthält die Datei natürlich nur die korrekten Informationen von Rechnungen, die den Freigabeprozess vollständig durchlaufen haben. So besteht kein Risiko, dass nicht freigegebene Rechnungen oder falsche Summen bezahlt werden.

Mit Spendesk können Sie Zahlungen zu dem splitten und auf Wunsch in mehreren Schritten begleichen, um so Ihr Cash Management zu optimieren. Die entsprechenden Einstellungen können Sie bei der Rechnungsabwicklung über das Tool vornehmen.

Wie Ihr Unternehmen davon profitiert

Wenn Sie für das Rechnungsmanagement einen modernen Prozess einführen, hilft das allen Beteiligten im Team.

Antragsteller

Nicht jeder in der Firma ist ein Finanzexperte und kennt sich mit Rechnungsnummern und Mehrwertsteuer aus. Die meisten im Team wollen nur wissen, an wen sie die Rechnungen schicken müssen und wann diese bezahlt werden.

Mit Spendesk müssen sich Mitarbeiter nur einloggen und das Tool leitet sie durch die weiteren Schritte.  

Genehmiger

Manager haben viel um die Ohren und wollen sich nicht durch Papierstapel wühlen, um nachzuvollziehen, was sie da eigentlich vorliegen haben. Es reicht, wenn sie die wichtigsten Infos im Überblick haben und die Freigabe erteilen können.

Mit Spendesk erhalten sie eine Benachrichtigung, können sofort den Kontext der Rechnung verstehen und sehen zudem mögliche Notizen, die der Antragsteller hinzugefügt hat. Ohne Papierkram, lange E-Mails oder missverständliche Nachrichten.  

Finanzabteilung

Am meisten profitiert aber natürlich das Finanzteam. Alle Anfragen und Freigaben sind klar dokumentiert – und das alles an einem Ort, nicht mehr verstreut in E-Mails und auf Post-its.

Die Daten können einfach an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet werden und mit Sammelzahlungen für mehrere Rechnungen lässt sich viel Zeit sparen.

Jetzt freischalten – oder kostenlose Demo buchen

Die Verwaltung von Rechnungen muss nicht mehr mühsam und zeitraubend sein. Der Prozess lässt sich ganz einfach optimieren, indem Sie lästige manuelle Aufgaben automatisieren.

Wenn Sie Spendesk bereits nutzen, helfen wir Ihnen gerne dabei, das Rechnungsmanagement zu aktivieren. Schicken Sie einfach eine E-Mail an success@spendesk.com. Wir bieten Ihnen einen Monat lang eine kostenlose Testversion an.

Und wenn Sie noch nicht Kunden sind, zeigen wir Ihnen in einer kostenlosen Demo gerne, wie Spendesk Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, die Kontrolle über die Kreditorenbuchhaltung zu übernehmen.

Sie kennen Spendesk noch nicht? Erfahren Sie mehr in einer kostenlosen Demo!

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