Prozessmanagement für Finanzteams – optimieren Sie diese 3 Prozesse
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Prozessmanagement für Finanzteams – optimieren Sie diese 3 Prozesse

Helena Kleine

Die Prozesse in einem Unternehmen entwickeln sich wie die Straßenführung in historischen Städten – organisch über die Zeit hinweg und ohne zentralisierte Planung. Wer schonmal in Hamburg Auto gefahren ist, kennt das Problem: überall Sackgassen, Einbahnstraßen, Abbiegeverbote und dazwischen immer wieder die Alster. 

Beim Prozessmanagement werden all die Prozess-Straßen in einem Unternehmen durch Brücken, Tunnel und Stadtautobahnen neu verbunden. So entstehen Abkürzungen; viele verwinkelte Straßen werden überflüssig. Und anders als in der urbanen Planung sind im Prozessmanagement kaum natürliche Grenzen gesetzt. 

Wer sich die Zeit nimmt, Ist-Prozesse zu analysieren, findet schnell Optimierungspotenziale. Und viele Ineffizienzen lassen sich durch ein einziges Formular, ein Tool oder neu zugeteilte Verantwortlichkeiten lösen. Andere Prozesse müssen durch längere Change-Prozesse angegangen werden. Wie Sie die Prozesse in Ihrem Finanzteam managen und verbessern, erfahren Sie hier.

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Definition Prozessmanagement 

Einen Prozess in der Betriebswirtschaft definiert das Gabler Wirtschaftslexikon folgendermaßen:

„Unter Prozess versteht man die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge innerhalb eines Systems. So werden mittels Prozessen Materialien, Energien oder auch Informationen zu neuen Formen transformiert, gespeichert oder aber allererst transportiert.”

Das Prozessmanagement (auch Business Process Management – BPM) beschreibt folglich…

  • die Erfassung von Ist-Prozessen, 
  • die Prozessplanung
  • sowie die Durchführung 
  • und Optimierung miteinander verknüpfter Vorgänge im Unternehmen. 

Das Ziel dabei besteht in der Verwirklichung von Unternehmenszielen wie gesteigerter Effizienz, Ressourceneinsparung, höherer Kundenzufriedenheit oder verbesserter Nachhaltigkeit. 

Dabei kennt das Prozessmanagement eine Reihe von Methoden und kann – ähnlich wie die Budgetplanung – top-down oder bottom-up erfolgen. 

Methoden zum Prozessmanagement in Finanzteams 

Haben Sie das Gefühl, dass sich manche Prozesse in Ihrem Team eher schleppend gestalten oder an den gleichen Stellen immer wieder Fehler passieren? Haben Sie vielleicht schon probiert, neue Abläufe einzuführen, doch Ihr Team arbeitet einfach an den so gut überlegten Prozessen vorbei?

Dann sind Sie nicht allein. Auch vor Ihnen haben sich tausende von Unternehmen mit dem Management von Prozessen auseinandergesetzt. So haben sich im Prozessmanagement über die Zeit hinweg gewisse Methoden, Vorgehensweisen und Werkzeuge entwickelt. Viele von ihnen stammen aus dem produzierenden Gewerbe, zielen also darauf ab, die Herstellungsprozesse zu verbessern – von Lagerung über Fließbandproduktion bis zur Logistik. Diese sind für Finanzabteilungen weniger interessant. 

Eines gilt aber für das Prozessmanagement in jeglicher Branche und Abteilung: 

Das Prozessmanagement folgt einem Regelkreis aus… 

Analyse → Konzeption → Umsetzung → Optimierung → wieder Analyse, usw.

Prozessanalyse in der Finanzabteilung 

Die erste große Herausforderung beim Prozessmanagement ist die Erfassung von Ist-Prozessen. Und zwar nicht den geplanten Prozessen, sondern den im Unternehmen gelebten. 

Um herauszufinden, wie beispielsweise der Prozess der Spesenabrechnungen in Ihrem Unternehmen abläuft, können Sie alle Beteiligten befragen und eine Prozesslandkarte erstellen. Um abzuschätzen, wie lange die einzelnen Prozessschritte dauern, können Sie Daten aus Ihrer Buchhaltungssoftware auswerten, z.B. die durchschnittliche Durchlaufzeit von Rechnungen, die Anzahl eingehender Mahnungen, etc. 

Konzeption besserer Prozesse

Viele Prozesse laufen in Ihrem Team wahrscheinlich bereits rund. Da, wo es etwas zu verbessern gibt, sollten Sie sich klare Ziele setzen. 

Zum Beispiel kann ein neu konzipierter Prozess…

  • Zeit sparen, 
  • kostengünstiger sein, 
  • für höhere Mitarbeiterzufriedenheit sorgen,
  • die Kundenzufriedenheit steigern, 
  • oder die Daten- und Informationssicherheit verbessern.

Machen Sie sich also bewusst, was genau Sie durch eine Neukonzeption erreichen wollen. Und vor allem: Was es dazu braucht. 

Umsetzung im Team

Je nachdem, um welchen Prozess es sich handelt und wie gravierend die Veränderungen sein werden, sollten Sie Rollen definieren und das Prozessmanagement als Projekt anlegen. Sie können also Prinzipien aus dem Projektmanagement nutzen und mit Hilfe von Asana, Trello, Kanban-Boards oder anderen Tools Ihrer Wahl arbeiten. 

Wichtig: Menschen hassen Veränderung. Egal, wie zeitraubend ein Prozess in Ihrem Team war. Wenn Sie ihn ändern wollen, werden Sie höchstwahrscheinlich zunächst auf Protest stoßen. Daher ist es wichtig, die Änderungen in Ruhe zu kommunizieren. Nur selten reicht eine Randnotiz im Teammeeting. 

Stattdessen sollten Sie Zeit zum Training Ihrer Mitarbeitenden einplanen und deutlich machen, warum die Änderungen wichtig war und welche Vorteile der neue Prozess für alle bedeuten wird. 

Prozessoptimierung 

Wie die meisten Geschäftstätigkeiten ist auch das Prozessmanagement Sisyphusarbeit. Umweltfaktoren, Erwartungen und Geschäftsziele verändern sich laufend. Daher sind auch Prozesse nie fertig.

Unser Tipp: Optimieren Sie diese 3 Finanzprozesse

Durch unsere Zusammenarbeit mit über 3.500 Kunden haben wir gelernt, an welchen Ecken es in Finanzteams oft hakt. Daher haben wir drei Finanzprozesse zusammengefasst, die Sie relativ einfach verbessern können.

Zugegeben – die Auswahl ist nicht ganz uneigennützig. Alle der Prozesse lassen sich durch eine Software zum Ausgabenmanagement wie Spendesk verbessern. Wenn Sie mehr erfahren wollen, buchen Sie über den Button am Ende dieses Posts einen Demotermin.

#1 Freigabeprozesse zentralisieren und automatisieren 

Sie sollten diesen Prozess optimieren, wenn…

  • Mitarbeitende aus dem Finanzteam Genehmigungen umständlich suchen müssen, z.B. in privaten Chat-Verläufen zwischen Managern und Teammitgliedern.
  • Mitarbeitende oft lange auf Genehmigungen warten müssen, weil sie in der Inbox ihrer Vorgesetzten untergegangen sind. 
  • Ausgaben im eigenen Ermessen getätigt werden, ohne dass vorher eine Genehmigung erteilt wurde. 

So geht es besser

Damit Genehmigungsprozesse für alle Beteiligten (Antragstelle, Vorgesetzte und Buchhalter) transparent und reibungslos ablaufen, empfehlen wir, sie über ein zentralisiertes Tool zu verwalten. Zudem hilft es, wenn Ihre Mitarbeiter über eigene Firmenkarten verfügen. So lassen getätigte Ausgaben sich einem Genehmigungs-Workflow zuordnen. 

Der Freigabeprozess sieht dann folgendermaßen aus: 

  • Mitarbeitende reichen online eine Genehmigungsanfrage ein – die entsprechenden Informationen wie Kostenstelle / Projekt, Zweck und Betrag werden abgefragt.
  • Der oder die Vorgesetzte bekommt eine Push-Benachrichtigung per E-Mail, Telefon oder Slack (inkl. Erinnerung, falls er oder sie nicht reagiert).
  • Nach Abgleich mit den eigenen Budgets kann er oder sie die Ausgabe freigeben oder ablehnen. 
  • Der Antragstellende bekommt direkt Bescheid und kann die Ausgabe mit der eigenen Firmenkarte oder auf Rechnung tätigen.
  • Geht es um viele kleine Zahlungen – zum Beispiel auf einer Geschäftsreise – können Tagesbudgets beantragt und genehmigt werden.
  • Der gesamte Freigabeprozess ist automatisch dokumentiert und kann von der Finanzabteilung eingesehen werden.

Mehr zum Thema Genehmigungen finden Sie hier. 

#2 Ausgabenmanagement mit Firmenkarten für alle transparenter gestalten 

Sie sollten diesen Prozess optimieren, wenn…

  • Ausgaben sich gelegentlich keiner Person zuordnen lassen, weil eine geteilte Kreditkarte verwendet wurde.
  • Budgets des öfteren überschritten werden.
  • Mitarbeitende auf Dienstreisen Spesen aus eigener Tasche auslegen müssen. 
  • Abos oft monate- oder jahrelang weiterlaufen, obwohl sie nicht mehr genutzt werden.

So geht es besser: 

Ein riesiges Problem beim Ausgabenmanagement sind Ausgaben, die unter dem Radar laufen und sich später nicht mehr nachvollziehen lassen. Wenn Sie personalisierte Firmenkarten an Ihre Mitarbeiter aushändigen – bei Bedarf mit festgelegten Limits – lässt sich jede Zahlung einer Person zuordnen. Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen, kann schnell überprüft werden, ob Abozahlungen auf deren Namen laufen und ob diese weiterhin benötigt werden. 

Außerdem müssen Spesen nicht mehr von Ihren Mitarbeitenden ausgelegt werden. Darüber freuen sich nicht nur viel reisende Vertriebler. Auch für Ihr Finanzteam wird das Leben leichter, wenn Reisekosten nicht mehr nachträglich erstattet werden müssen. 

Auch Belegen müssen gut bezahlte Buchhalterinnen und Buchhalter nicht mehr hinterherlaufen. Fehlt für eine Ausgabe die Quittung, wird der oder die Verantwortliche daran erinnert, diese hochzuladen (z.B. per App von unterwegs).

Mehr zum Thema Firmenkarten finden Sie auch in diesen Artikeln: 

#3 Eingangsrechnungsverwaltung optimieren

Sie sollten diesen Prozess optimieren, wenn…

  • Mahnungen an der Tagesordnung sind.
  • Lieferantenbeziehungen darunter leiden, dass Sie Rechnungen nicht pünktlich begleichen. 
  • Rechnungen in Ihrem Unternehmen manchmal verloren gehen.
  • ungültige Rechnungen bei der Buchhaltung landen (zum Beispiel ohne Angabe zum Zeitpunkt der Leistung, ohne Mwst.-Angabe, etc.). 

So geht es besser: 

Zunächst einmal ist es wichtig, dass den Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen offizielle Abläufe für die Rechnungsverwaltung bekannt sind. Als nächstes müssen sie sich einfach umsetzen lassen. Ohne entsprechende Software zur Rechnungsverwaltung wird das schwierig. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Vorgaben, die zeitraubend und kompliziert klingen, werden diese wahrscheinlich nicht umgesetzt.

Eine solche Software kann hochgeladene Rechnungen automatisch auf Gültigkeit überprüfen und, wenn die Rechnung genehmigt werden muss, automatisch die Entscheidungsträger benachrichtigen. Das Finanzamt weiß immer genau, wo Rechnungen sich gerade befinden und werden an nahende Zahlungsziele erinnert. 

Der Rechnungsprozess sieht dann folgendermaßen aus: 

  • Vor einer Bestellung auf Rechnung können Mitarbeitende eine Genehmigungsanfrage einreichen. Diese wird dann von der Teamleitung oder dem Finanzteam freigegeben (oder z.B. bei Überschreitung des Budgets abgelehnt).
  • Freelancer, Dienstleister und Lieferanten wissen, an wen im Unternehmen sie ihre Rechnungen schicken sollen.
  • Eingehende Rechnungen werden von Mitarbeitern direkt hochgeladen und somit zentral gespeichert.
  • Jegliche Kommunikation bzgl. der Rechnung lässt sich nun transparent einsehen (das heißt, es gibt keine E-Mails mehr, die der Finanzabteilung verborgen bleiben).
  • Muss die Rechnung zunächst genehmigt werden (wenn das nicht bereits vorab geschehen ist), wird der oder die Verantwortliche unverzüglich benachrichtigt.
  • Nach Freigabe der Rechnung liegen alle Informationen bei der Finanzabteilung, die die Überweisung sofort ausführen kann.
  • Zahlungsfristen werden auch dann eingehalten, wenn Mitarbeitende des Finanzteams auf Mallorca die Seele baumeln lassen. 

Mehr zum Thema finden Sie auch in diesen Artikeln: 

Fazit: Prozessmanagement durch digitale Lösungen 

Vielleicht haben Sie unsere Prozess-Tipps längst umgesetzt. Dann gratulieren wir zu stabilen Prozessen in Ihrem Finanzteam! Falls Sie sich aber bei dem ein oder anderen Prozessvorschlag wiederfinden, kann die Implementierung einer Software zum Ausgabenmanagement direkt viele Ihrer Herausforderungen lösen. Gerne zeigen wir Ihnen persönlich, wie.

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Helena Kleine

Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.