​​Monatsabschluss in der Buchhaltung – Prozess und Excel-Checkliste
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​​Monatsabschluss in der Buchhaltung – Prozess und Excel-Checkliste

Helena Kleine

Acht Tage sitzt das durchschnittliche Buchhaltungsteam jeden Monat am Monatsabschluss. Es gilt also leider: Nach dem Monatsabschluss ist vor dem Monatsabschluss. Und dabei ist der Monatsabschluss weder spannend noch wertschöpfend.

Die Zeit, die das Finanzteam damit verbringt, Belege einzusammeln und offene Posten periodengerecht abzugrenzen, fehlt an anderer Stelle: zum Beispiel bei der Beratung der Geschäftsleitung, der Weiterentwicklung der unternehmensinternen Finanzpolitik, der Evaluierung neuer und besserer Tools, etc.

Je weniger Zeit in den Monatsabschluss fließt, desto besser. Daher erklären wir Ihnen, mit welchem Prozess Sie Ihren Monatsabschluss zügig erledigen können, teilen eine passende Excel-Checkliste und schlüsseln die einzelnen Aufgaben beim Monatsabschluss für Sie auf. 

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Was ist ein Monatsabschluss – und für wen ist er Pflicht? 

Der Monatsabschluss besteht aus …

  • der Erfassung von Finanzbuchhaltungsdaten,
  • deren Überprüfung
  • und dem Abgleich von Aufzeichnungen.

Ziel ist es, am Monatsende die Buchungsperiode abzuschließen, den Überblick über Ausgaben und Einnahmen zu gewinnen und aktuelle Berichte an die Geschäftsführung zu übermitteln, auf denen wiederum strategische Entscheidungen fußen können.

Grundsätzlich ist die Erstellung von Monatsabschlüssen im Gegensatz zum Jahresabschluss freiwillig. Doch es gibt ein paar Ausnahmen:  

Aktiengesellschaften

Für börsennotierte Unternehmen besteht oft die gesetzliche oder vertragliche Pflicht zum Erstellen von Zwischenberichten. Diese sind – genau wie der Monatsabschluss – ein unterjähriges Rechnungslegungsinstrument. Sie dienen allerdings hauptsächlich der Transparenz gegenüber Anlegern und dem Markt und werden typischerweise halb- oder vierteljährlich erstellt. Trotzdem erstellen viele Kapitalgesellschaften Monatsabschlüsse, um auch intern konstant mit aktuellen Zahlen arbeiten und planen zu können.

Existenzneugründer

In den ersten zwei Jahren der Existenzgründung müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Freiberufler ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich an das Finanzamt übermitteln. Auch hierfür müssen alle Einnahmen und Ausgaben am Monatsende erfasst werden und bis zum 10. des Folgemonats übermitteln werden. Es besteht also genau genommen keine Pflicht zum Monatsabschluss, doch die Pflicht zur monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung macht diesen notwendig.  

Der Monatsabschluss in DATEV als Grundlage für andere Buchhaltungsprozesse

Die Erstellung von mitarbeiterübergreifenden Unterlagen wie Beitragsnachweisen und Lohnsteuer-Anmeldungen in DATEV erfordert einen fertigen Monatsabschluss. Dabei handelt es sich nur um ein paar Klicks in DATEV, die dem System signalisieren, dass keine Buchungen mehr für den vergangenen Monat zu erwarten sind. Ändert sich das, kann der Monatsabschluss in DATEV auch zurückgesetzt werden.

Aufgaben und Vorteile des Monatsabschlusses

Finanzteams haben bekanntlich chronisch zu wenig Zeit. Und Monatsabschlüsse sind für viele Unternehmen nicht einmal Pflicht. Warum also setzen sich so viele Unternehmen trotzdem allmonatlich an diese Aufgabe?

 Bei allem Aufwand lohnen sich Monatsabschlüsse:

  • Sie geben zeitnah Aufschluss über die Finanzlage eines Unternehmens.
  • Sie sorgen dafür, dass Belege bei Audits und Betriebsprüfungen jederzeit geordnet vorliegen.
  • Sie minimieren das Risiko für Fehler beim Quartals- und Jahresabschlüssen.
  • Sie bereiten den Jahresabschluss vor und verringern den Arbeitsaufwand am Ende des Geschäftsjahres.

Dank Monatsabschlüssen wissen Sie immer, wo Ihr Geld herkommt und wohin es geht – Sie bekommen also ein klares Bild über Ihren Cashflow. Der Monatsabschluss deckt drohende Budgetüberschreitungen auf und hilft, die Ausgaben des Unternehmens zu optimieren.

Der Monatsabschluss-Prozess in 5 Schritten

Die eine perfekte Monatsabschluss-Checkliste gibt es nicht, weil jedes Unternehmen anders ist. Manche verkaufen physische Produkte und müssen Lagerbestände mit im Blick behalten. Andere sind dienstleistungsorientiert oder müssen sich um eine besonders große Portokasse und Bürokosten kümmern.

Trotzdem lässt sich der Monatsabschluss-Prozess für Start-ups und KMU allgemein in fünf elementare Schritte aufteilen.

  1. Debitorenbuchhaltung
  2. Kreditorenbuchhaltung
  3. Kontenabstimmung
  4. Überprüfung der Aktiva und Passiva
  5. Berichterstellung

Schritt 1: Debitorenbuchhaltung (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen)

Beginnen Sie damit, alle im Laufe des Monats eingegangenen Einnahmen zu erfassen – unabhängig davon, ob es sich um Bareinnahmen, Rechnungen, Kredite oder andere Einnahmen handelt. Dazu gehört auch der Check, ob Ihre Kunden offene Rechnungen entsprechend dem Zahlungsziel beglichen und die korrekten Beträge überwiesen haben.

Zur Übersicht sollte jede Transaktion protokolliert werden.

Schritt 2: Kreditorenbuchhaltung (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)

Je nachdem, wie diszipliniert Sie über den Monat hinweg Belege einsammeln, kann dieser Schritt entweder ein Kinderspiel oder der zeitaufwändigste der Liste sein. Ordnen Sie für die Kreditorenbuchhaltung alle ausgehenden Zahlungen dem entsprechenden Ausgabenbeleg bzw. der entsprechenden Rechnung zu.

Wichtig dabei: Überprüfen Sie auch, ob alle ausstehenden Verbindlichkeiten beglichen wurden. Am besten kommunizieren Sie gegenüber den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen einen Stichtag, bis zu dem Freelancer-Rechnungen, Spesenabrechnungen und andere Belege eingereicht werden müssen, um im monatlichen Zahlungsturnus begleichen werden zu können.

Schritt 3: Kontenabstimmung

Bei diesem Schritt des Monatsabschlusses wird jede Transaktion mit der der entsprechenden Kontobewegung abgeglichen und überprüft. Am Ende müssen die Buchungen dem Saldo auf dem entsprechenden Buchhaltungskonto entsprechen. Oft steckt der Teufel bei Diskrepanzen im Detail: doppelte Buchungen, Buchungen auf dem falschen Buchhaltungskonto oder mehrere kleine Fehlbuchungen, die sich aufsummieren.

Zu diesem Schritt gehört auch die Abstimmung der Kassenbestände (also der Abgleich von Kassenkonto in der Buchhaltung mit dem Bargeldbestand in der Kasse), die Abstimmung der Sozialversicherungskonten und der Mehrwertsteuer-Konten.

Schritt 4: Überprüfung der Aktiva und Passiva

Ermitteln und dokumentieren Sie nun Ihr gesamtes derzeitiges Anlagevermögen und Ihre liquiden Mittel und notieren Sie, ob es neue Anschaffungen oder Transaktionen im Zusammenhang mit diesen Vermögenswerten gegeben hat. Dokumentieren Sie alle Kredite, die für das Unternehmen aufgenommen wurden, und deren Rückzahlungsverlauf. 

Schritt 5: Berichterstellung

Jetzt wird es Zeit, die monatlichen Abschlussberichte zu erstellen, z. B. die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Dabei müssen Forderungen und Verbindlichkeiten auf einen Nettowert von Null als Kontostand kommen. Ansonsten ist in den Schritten zuvor etwas schief gelaufen.

Die hier erstellten Finanzberichte sind eine unglaublich wichtige Entscheidungsgrundlage für das Unternehmen. Daher gehört es oft zu den Aufgaben des Finanzteams, die Daten nicht nur zu ermitteln, sondern auch so aufzubereiten und zu visualisieren, dass eine vielbeschäftigte CEO sich in wenigen Minuten einen Überblick verschaffen kann.

Ihre Monatsabschluss-Checkliste für Excel und Google Sheets

Mit unserer Monatsabschluss-Checkliste für Excel und Google Sheets können Sie Ihren Monatsabschluss strukturiert angehen:  

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Die Vorbereitung von Monatsabschlüssen

Mit Monatsabschlüssen ist es wie beim Wohnungsputz. Wer nach dem Kochen die Oberflächen abwischt und nach dem Duschen die Glasflächen abzieht, hat beim wöchentlichen Reinemachen viel weniger Arbeit. Genauso profitieren Finanzteams, die im Alltag Belege direkt digitalisieren und sorgfältig zuordnen von weniger Stress beim Monatsabschluss.

Ein Knackpunkt bei der Vorbereitung von Monatsabschlüssen sind Belege. Diesen hinterherzulaufen kostet Zeit und Nerven. Und wenn Kreditkartenzahlungen sich nicht richtig zuordnen und Genehmigungen sich nicht nachvollziehen lassen können, wird der Monatsabschluss schnell zum Albtraum.

Genau hier setzen Softwarelösungen zum Ausgabenmanagement an.

Ausgabenmanagement automatisieren für einen einfacheren Monatsabschluss

Wie wäre es, wenn Sie die Verantwortung für die Belegerfassung auf Ihre Mitarbeiter übertragen könnten, anstatt das Finanzteam damit zu belasten? Je einfacher Mitarbeiter ihre Belege von überall erfassen können, desto seltener gehen diese verloren. Und wenn ein Mitarbeiter vergisst, den Beleg zu einer Zahlung hochzuladen, wird er automatisch erinnert. 

Automatisierter Zahlungsabgleich, Debitkarten für Mitarbeiter und nachvollziehbare Genehmigungen – all das lässt sich mit der Ausgabenmanagement-Software von Spendesk realisieren. Laut unserer Kunden geht der Monatsabschluss damit ganze vier Tage schneller. 

Klar, Monatsabschlüsse sind Sisyphusarbeit und ganz ohne manuellen Aufwand werden sie sich nicht abwickeln lassen. Wer aber die Belegerfassung in den Griff bekommt, hat die Schlacht schon halb gewonnen. 

Zusammenfassung: Monatsabschlüsse müssen keine Zeitfresser sein

Monats-, Quartals-, und Jahresabschlüsse gelten als lästige Pflichtaufgaben, die Finanzteams möglichst lange vor sich herschieben. Doch moderne Lösungen wie Spendesk können die manuelle Dateneingabe, das Einsammeln von Belegen und Rechnungen und den Zahlungsabgleich enorm vereinfachen.

Mit der gesparten Zeit lassen sich strategische Aufgaben angehen, die Ihr Unternehmen wirklich weiterbringen.

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Helena Kleine

Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.