Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen – was Sie wissen sollten
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Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen – was Sie wissen sollten

Helena Kleine

Ob Kundenmeeting, Messe oder der Besuch der Zweigstelle für ein Teamevent – Gründe für Dienstreisen gibt es viele. Und dann ist da ja auch noch die ganz normale Fahrt zur Arbeit jeden Tag. Die Möglichkeiten zur Handhabung der entstandenen Kosten für die Mitarbeiter sind vielseitig. Erfahren Sie alles, was Sie hinsichtlich der Kilometerpauschale für Dienstreisen wissen sollten, wann und in welcher Höhe diese anfällt und wer letztendlich zahlen muss.

Zu weiteren Informationen rund um die Buchung, Abrechnung und das Reporting von Dienstreisen lesen Sie auch diesen Beitrag.

Was zählt als Dienstreise?

Zunächst einmal sollte geklärt sein, was überhaupt als Dienstreise zählt. Der Kundenbesuch im Nachbarbezirk gehört nämlich nicht dazu und gilt lediglich als Auswärtstätigkeit. Nicht nur würde sich eine Reisekostenabrechnung auf Kilometerbasis für einen so kurzen Weg kaum lohnen, es besteht auch offiziell kein Anspruch darauf. Eine Dienstreise liegt erst dann vor, wenn der Mitarbeiter mindestens über die Stadtgrenze hinaus reisen muss.

Was ist mit dem Weg zur Arbeitsstätte?

Auch ist der ganz normale Weg zur Arbeit keine Dienstreise. In der Regel tragen Angestellte hier selbst die Kosten und holen sich diese in der Steuererklärung als Werbekosten über die Entfernungspauschale (30ct / km einfacher Arbeitsweg) zurück. Auch wenn der Arbeitsweg nicht als Dienstreise gilt, können Arbeitgeber sich allerdings entscheiden, ihre Angestellten hier zusätzlich zu entlasten. Das wäre aber eine zusätzliche Leistung, auf die 15% Lohnsteuer anfällt. Ein attraktiver Bonus, den viele Unternehmen ihren Arbeitnehmern anbieten, aber eben keine Dienstreise.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg?

Der Weg zur Arbeit kann über die Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt) steuerlich geltend gemacht werden.

Diese beträgt aktuell:

Kfz (Auto): 0,30€/km für Kilometer 1-20
Kfz (Auto): 0,35€/km ab Kilometer 21
Motorrad/Motorroller/Moped/Mofa: 0,20€/km
Änderung zum Vorjahr: Die Pendlerpauschale wurde für Kfz-Fahrzeuge für 2021 ab dem 21. Kilometer von 30 auf 35 Cent pro Kilometer angehoben. Das wurde bereits im Dezember 2019 in einer Erklärung zum klimafreundlichen Steuerrecht vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben. Ziel ist es, Pendler mit einem weiten Arbeitsweg nicht finanziell zu benachteiligen.

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Wann fällt die Kilometerpauschale für Dienstreisen überhaupt an?

So weit, so gut. Doch die Transportmöglichkeiten zum Auswärtstermin sind vielseitig und es fällt nur in einem der Fälle eine Kilometerpauschale an. Nämlich dann, wenn der Mitarbeiter mit seinem eigenen Fahrzeug (PkW oder Moped) reist. Andere Reisemöglichkeiten umfassen:

  • Bus, Bahn, Flugzeug oder andere öffentliche Transportmittel

Hier übernimmt der Arbeitgeber in aller Regel entweder schon vorab die Kosten, zum Beispiel weil das Ticket mit einer Firmenkreditkarte gebucht wurde, oder erstattet die Kosten nachträglich im Rahmen einer Spesen- oder Reisekostenabrechnung. Unsere Übersicht zu aktuellen Spesensätzen finden Sie hier.

  • Firmenwagen

Auch ein Firmenwagen bringt Mitarbeiter zuverlässig ans Ziel. Und der legt immerhin auch Kilometer zurück, jedoch gilt hier keine Kilometerpauschale, da die Kosten für den Firmenwagen schon abgegolten sind und vom Unternehmen gedeckt werden.

Teilweise gibt es Verwirrungen darüber, ob Mitarbeiter die dienstlich gefahrenen Kilometer nicht trotzdem zumindest steuerlich absetzen können, solange der Firmenwagen als geldwerter Vorteil versteuert wird. Das ist jedoch nur für die Entfernungspauschale der Fall, also den Weg zur Arbeitsstätte. Nicht aber für Dienstreisen.

Erfahren Sie, wie Unternehmen Dienstreisen buchen und welche Unterschiede es zwischen einzelnen Ländern gibt.

Dienstreisen mit dem eigenen PkW – so funktioniert die Kilometerpauschale

Reist ein Mitarbeiter mit dem eigenen Fahrzeug, ist die Ermittlung der Kosten schon schwieriger als bei Vorlage eines Bahntickets. Über §670 im BGB “Ersatz von Aufwendungen” können Arbeitnehmer die entstandenen Kosten für Dienstreisen von ihrem Unternehmen einfordern – doch in welcher Höhe?

Hier kommt die Kilometerpauschale ins Spiel. Diese beträgt aktuell:

Kfz (Auto): 0,30€/km 
Motorrad/Motorroller/Moped/Mofa: 0,20€/km

Ganz wichtig hier allerdings: Gesetzlich gibt es keinen Anspruch auf genau diese Pauschale. Sie stammt aus dem Bundesreisekostengesetz, das Reisekostenpauschalen für Beamte und Soldaten festlegt, und wird als Referenzwert herangezogen.

Arbeitgeber können die Kostenerstattung anders strukturieren und niedriger ansetzen. Auf der sicheren Seite sind Arbeitnehmer erst dann, wenn die Art und Höhe von Rückerstattungen schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten ist oder sie vor Antritt der Dienstreise anderweitig versichert wurde. Ein Blick in die jeweiligen Reise- oder Spesenrichtlinien des Unternehmens kann sich hier lohnen.

Übernimmt der Arbeitnehmer die Reisekosten nicht in Höhe der Kilometerpauschale oder weigert sich komplett, können die Reisekosten für Dienstreisen bei der Steuererklärung als Werbekosten angegeben werden, ähnlich wie die Entfernungs- und die Verpflegungspauschale. Das hat aber einige Nachteile.

  • Es entsteht lediglich ein Steuervorteil (d.h. die Ausgaben für die Dienstreise müssen nicht versteuert werden), doch die tatsächlichen Kosten werden nicht 1:1 erstattet.
  • Ein ganzes Jahr auf die Rückerstattung von Auslagen zu warten (die so gesehen nicht einmal gegeben ist), ist kaum eine realistische Option für die allermeisten Angestellten.
  • Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auf Dienstreisen schicken, ohne die Reisekosten komplett und zügig zu decken, werden mittelfristig Probleme haben, diese zu halten.

Es bleibt Arbeitgebern, die ihre Mitarbeiter mit den eigenen Fahrzeugen auf Dienstreise schicken, also nur eine wirklich gute Option: die Rückerstattung der Fahrtkosten basierend auf der Kilometerpauschale, unter Verwendung der Referenzwerte aus dem Bundesreisekostengesetz.

Wie gestaltet sich die Erstattung von Reisekosten nach Kilometerpauschale steuerlich?

Zunächst einmal können Reisekosten für Dienstreisen vom Unternehmen steuerfrei erstattet werden. Es handelt sich hierbei nicht um einen Lohn und es fallen auch keine Steuern oder Sozialabgaben an. Ebenfalls haben Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten selbst als Werbungskosten abzusetzen.

Leider erfordert die Berechnung der Kilometerpauschale und ihre Rückzahlung über eine Spesenabrechnung viel Zeit und Aufwand (alleine das Führen eines Fahrtenbuches erinnert an vergangene Zeiten). Langfristig sind Unternehmen mit alternativen Reisemöglichkeiten wie Bahn oder Firmenwagen in den meisten Fällen besser beraten. Doch Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden von den Deutschen 2020 eher gemieden. 

Ausgaben für Mietwagen verfünffacht

Auf dem deutschen Markt ist für 2020 nach Auswertung aller Zahlungen der Spendesk-Kunden ein deutlicher Trend festzustellen: die Zahlungen für Mietwagen sind im Vergleich zum Jahresanfang 2020, d.h. vor der Verbreitung von COVID-19 in Europa, um das Fünffache gestiegen.

Flüge und Reisen mit Bahn gesunken

Gleichzeitig sind die Ausgaben für Zug & Flüge gesunken, was keine große Überraschung sein dürfte. Ein eher langsamer Wiederanstieg zeigt, dass die Deutschen ihre Gewohnheiten angepasst haben. Öffentliche Transportmittel werden eher gemieden, stattdessen bevorzugen sie es, für Geschäftsreisen im Inland ein Auto zu mieten. Ob es sich hierbei um einen längerfristigen Trend handelt bleibt abzuwarten.

Egal welches Transportmittel Sie für Ihre Dienstreise wählen, es gibt eine effizientere Lösung für die Regelung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen: eine intelligente Software zur Ausgabenverwaltung. Idealerweise sind hierin auch weitere nützliche Funktionen integriert wie etwa virtuelle Kreditkarten für Reisebuchungen online. Hier finden Sie eine Liste nützlicher Tools für Dienstreisen.

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Helena Kleine

Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.