Infografik: das Ende der Firmenkreditkarte

Infografik: das Ende der Firmenkreditkarte

Nina Meyer

Vielleicht kennen Sie das auch aus Ihrem beruflichen Alltag: Ein Mitarbeiter möchte online eine Zahlung durchführen, Bürobedarf bestellen zum Beispiel, oder ein Ticket erwerben. An sich nicht besonderes, das ist mit ein paar Klicks erledigt. Artikel in den Warenkorb legen, Name, Adresse und Kreditkarten-nummer eingeben, Zahlung bestätigen, E-Mail im Postfach, fertig. Das sollte insgesamt nicht länger als fünf Minuten dauern. Theoretisch.

Geteilte Firmenkreditkarten

Doch leider geht das in der Realität meist nicht so schnell wie gedacht, denn nicht jeder Mitarbeiter hat eine eigene Kreditkarte. Konkret heißt das: die Mitarbeiter fragen die Karte beim Finanzteam, in der Buchhaltung oder bei ihrem Manager an. Im schlimmsten Fall haben sie die Kartennummer gut sichtbar auf einem Post-It am Bildschirm kleben. Vor der Zahlung größerer Summen wird kurz mündlich oder per Mail um eine Freigabe gebeten, dann kann es losgehen.

Doch wenn die Website den Code zur Zahlungsbestätigung auf das mit der Kreditkarte verknüpfte Handy schickt, geht die SMS an den Kollegen aus der Finanzabteilung. Ein kurzer Anruf sollte genügen. Leider ist der Kollege gerade in einem Meeting. Das Zeitfenster für die Zahlung ist abgelaufen. Alles halb so wild, dann versucht es der Mitarbeiter eben später nochmal.

Dennoch ein nicht zu vernachlässigender Zeitverlust, der Mitarbeiter in ihrem Arbeitsrhythmus unterbricht. Das summiert sich, wenn es mehrmals im Monat bei verschieden Mitarbeitern der Fall ist.

Virtuelle Karten

Home Office macht es nicht einfacher

Noch komplizierter wird es, wenn nicht alle Mitarbeiter im gleichen Büro sind, sondern ein Teil des Teams regelmäßig von zuhause aus arbeitet, oder wenn Abteilungen und Mitarbeiter auf verschiedene Städte verteilt sind. Viele Unternehmen wurden durch die Corona-Krise auch zum ersten Mal damit konfrontiert, dass ein Großteil der Mitarbeiter im Home Office arbeiten muss. Hier finden Sie Prozesse und nützliche Tools, die Ihnen in diesem Fall helfen.

Doch unabhängig davon, ob Mitarbeiter von zuhause aus oder im Büro arbeiten, die Probleme, mit denen Firmen im Bereich Ausgabenmanagement konfrontiert sind, bleiben ähnlich. Wie Sie diese Stolpersteine mit sicheren und flexiblen Zahlungsmitteln aus dem Weg räumen, erfahren Sie in dieser Infografik.

Infography_Corporate-Cards_DE

Virtuelle Kreditkarten

Wie die Infografik zeigt, gibt es zusätzlich zu “normalen”, physischen Karten auch die Möglichkeit, Mitarbeitern Zugriff auf sogenannte virtuelle Kreditkarten zu geben. Da diese Karten noch weniger verbreitet sind als physische Karten, werden im nächsten Abschnitt kurz die Besonderheiten dieses Zahlungsmittels beleuchtet.

Virtuelle Kreditkarten sind, wie es der Name vermuten lässt virtuell, d.h. sie existieren nur online. Dennoch enthalten sie die gleichen Informationen wie eine physische Kreditkarte: Kartennummer, Ablaufdatum und CVV Code auf der Rückseite der Karte. Wie die Infografik zeigt, gibt es zudem zwei verschiedene Versionen von virtuellen Karten.

Virtuelle Karten existieren zur einmaligen Verwendung, das heißt die Karte wird für einen bestimmten Betrag generiert und kann nur für eine einzige Online-Zahlung verwendet werden. Es ist jedoch auch möglich, virtuelle Karten zur mehrmaligen Verwendung zu generieren, zum Beispiel um mit der Karte für ein monatliches Software-Abo zu bezahlen.

Die Vorteile virtueller Karten

Virtuelle Kreditkarten wurden entwickelt, um das Risiko für Kreditkartenbetrug zu verringern. Sie bieten dem Unternehmen und den Mitarbeitern mehr Sicherheit und mehr Flexibilität: Die Kreditkartennummer und der Code werden nur ein einziges Mal verwendet, was Online-Zahlungen sicherer macht als geteilte Kreditkarten.

Für Finanzteams bietet diese Art von Karte außerdem mehr Kontrolle über alle Firmenausgaben. So können die Ausgaben der Mitarbeiter in Echtzeit verfolgt werden und am Monatsende gibt es keine bösen Überraschungen mehr. Virtuelle Kreditkarten sind eine echte Alternative zur geteilten Firmenkarte und können schnell implementiert werden. Aufwändige Schulungen für die Mitarbeiter sind nicht notwendig.

New call-to-action

Wenn Sie sich jetzt fragen, ob Sie wirklich allen Mitarbeitern Zugriff auf virtuelle oder physische Kreditkarten geben sollten, finden Sie hier einen Artikel, der Ihnen zeigt, welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt.

Firmenkreditkarten
Stay in the know

The latest spend management insights. Straight to your inbox.

rocket

Nina Meyer

Nina Meyer hat an der Sorbonne deutsch-französisches Marketing studiert und lebt seit 8 Jahren in Paris. Bei Spendesk kümmert sie sich um das Content Marketing und die redaktionellen Inhalte des deutschen Blogs.