GoBD Checkliste: 10 Kriterien für die Auswahl der besten GoBD-konformen Software

GoBD Checkliste: 10 Kriterien für die Auswahl der besten GoBD-konformen Software

Cristina Fesiuc

Seit über sieben Jahren gibt es sie bereits: die GoBD. In einer digitalisierten Welt voller neuer Prozesse, Methoden und Möglichkeiten geben die GoBD Unternehmen Klarheit und Orientierung, wie sie die digitale Buchhaltung angehen sollen.

Weg von traditioneller Buchhaltung und hin zu modernen Softwarelösungen: Viele Unternehmen gehen mit der Zeit und archivieren ihre Dokumente und Belege bereits elektronisch. Damit es nicht wie im wilden Westen zugeht, müssen bei der digitalen Speicherung relevanter Daten einige Anforderungen beachtet werden.

Wir erklären Ihnen, was die GoBD sind, weshalb Sie eine GoBD-konforme Software brauchen und welche Punkte Sie bei der Softwareauswahl beachten sollten.

Digitale Buchhaltung

Die GoBD: eine kurze Zusammenfassung

GoBD ist eine Abkürzung und steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Hinter dieser langen Bezeichnung steckt eine Verwaltungsanweisung vom Bundesministerium für Finanzen. Ziel ist es, mit den GoBD  Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können, indem Aufzeichnungen unveränderlich digital gespeichert werden. 

Am 14. November 2014 wurden Sie vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben, am 1. Januar 2015 traten sie in Kraft und am 28. November 2018 wurde eine Neufassung veröffentlicht

Seither wurden die GoBD um einige Inhalte ergänzt, da sich vieles aufgrund der rasanten Entwicklung der Digitalisierung geändert hat. 

Cloud-Systeme wurden beispielsweise mit aufgenommen: Diese sind nun auch für die Verarbeitung und Speicherung von Unternehmensdokumenten geeignet, da sie alle notwendigen Anforderungen erfüllen.

Warum Sie eine GoBD-konforme Software brauchen

Es führt kein Weg daran vorbei, sich an die GoBD-Kriterien zu halten. Denn alle Steuerpflichtigen (Unternehmen, Freiberufler, Selbstständige und sonstige Gewerbetreibende) müssen sich an diese Grundsätze halten.

Unternehmen, die die GoBD-Anforderungen nicht erfüllen, müssen damit rechnen, dass Betriebsprüfer Zweifel an der formalen Richtigkeit ihrer Rechnungslegung haben.

Besteht also Verdacht auf Betrug, kann das Finanzamt dank der in den GoBD festgelegten Anforderungen überprüfen, ob in einem Unternehmen alles rechtens zugeht.

Es ist also in Ihrem Interesse, alle Geschäftsvorfälle GoBD-konform zu erfassen, um sich Ärger mit den Ämtern zu sparen.

Zum Glück gibt es GoBD-konforme Software, die Ihnen dabei helfen kann, alle Richtlinien einzuhalten. So können Belege an einem Ort erfasst und ordentlich strukturiert werden. Die Komplexität für Unternehmen nimmt also ab und die Finanzabteilung gewinnt an Zeit.

Bei der Auswahl einer GoBD-konformen Software hilft Ihnen unsere Checkliste. Hiermit wird es Ihnen leichter fallen, sich für das beste Softwareprogramm für Ihr Unternehmen zu entscheiden. 

Checkliste: 10 Kriterien, die Sie bei einer GoBD-konformen Softwaren beachten sollten:

  1. Nachvollziehbarkeit

  2. Richtigkeit

  3. Vollständigkeit

  4. Unveränderbarkeit

  5. Zeitgerechte Erfassung

  6. Sichere Aufbewahrung

  7. Maschinelle Auswertbarkeit

  8. Verfahrensdokumentation

  9. Sicherheit

  10.  Ordnung

1. Nachvollziehbarkeit

Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Daten und Dokumentationen müssen außerdem lückenlos erfasst werden.

Falls eine Änderung vorgenommen wird, muss auch dies nachvollziehbar protokolliert werden.

2. Richtigkeit

Die GoBD fordern nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch, dass die Geschäftsvorfälle mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmen. Konkret heißt das, dass z.B. Belege nicht gefälscht werden dürfen oder, dass jeder Geschäftsvorfall nur einmal verbucht werden darf.

3. Vollständigkeit

Jede Transaktion im Geschäftsbetrieb muss vollständig und lückenlos dokumentiert werden. E-Mails müssen beispielsweise inklusive der dazugehörigen Anhänge archiviert und mit dem jeweiligen Geschäftsvorfall verknüpft werden.

4. Unveränderbarkeit

Werden Geschäftsvorfälle einmal verbucht, dürfen sie nicht mehr überarbeitet oder gelöscht werden. Eine Buchung muss nachweislich unverändert sein. Das heißt, dass der ursprüngliche Inhalt mit der Versionshistorie eines Dokuments immer feststellbar sein muss. 

Nachträgliche Änderungen sind zwar möglich, müssen aber konsequent protokolliert werden, damit der ursprüngliche Inhalt jederzeit aufgerufen werden kann.

5. Zeitgerechte Erfassung

Weiterhin ist die zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen zu beachten. Kasseneinnahmen und -ausgaben, also Transaktionen mit Bargeld, müssen täglich erfasst und gebucht werden. Bei bargeldlosen Transaktionen haben Sie bis zu zehn Tage Zeit, einen Beleg zu erfassen.

6. Sichere Aufbewahrung

Elektronisch erhaltene Dokumente und Daten unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails müssen sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden. 

Bei der Aufbewahrung sollte darauf geachtet werden, dass die Form der Dokumente beibehalten werden muss. Konkret heißt das für Sie, dass Sie Papierrechnungen oder andere wichtige Dokumente wie Jahresabschlüsse und amtliche Urkunden in Papierform aufbewahren müssen. Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten haben, müssen gemeinsam mit dem Anhang gespeichert werden.

7. Maschinelle Auswertbarkeit

Stellen Sie sicher, dass Ihre Softwarelösung die Dokumente maschinell auswerten kann, indem z.B. das richtige Format ausgewählt wird.

Es sollte außerdem die Möglichkeit bestehen, bestimmte Dokumente mithilfe einer Volltextsuche zu finden. Sobald ein bestimmtes Schlüsselwort bei der Suche verwendet wird, sollte die Software relevante Dokumente anzeigen, die dieses Schlüsselwort enthalten. 

GoBD-konforme Softwarelösungen können außerdem Berichte in Echtzeit erstellen, um sofort auf alle wichtigen Daten zugreifen zu können.

8. Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist eine Art Handbuch und beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Ablauf der Archivierung. Zur Nachweisbarkeit sollte also diese Dokumentation unbedingt erstellt werden.

Dieses Handbuch hilft dem Finanzamt, im Falle einer Steuerprüfung, jeden steuerrelevanten digitalen Vorgang zu prüfen und nachzuvollziehen.

9. Sicherheit

Alle elektronischen Daten müssen vor unbefugtem Zugriff und auch vor Verlust geschützt werden. Das kann durch spezielle technische Maßnahmen erfolgen wie z.B Passwörter oder elektronische Signaturen.

10. Ordnung

Jeder Geschäftsvorfall muss ordentlich, systematisch und nachvollziehbar verbucht werden. Einfach alle Belege in einen Karton zu werfen, ist definitiv nicht GoBD-konform. 

Sorgen Sie daher von Anfang an für Ordnung, damit bei einer möglichen Prüfung vom Finanzamt keine bösen Überraschungen auf Sie warten. 

Digitale Buchhaltung

Zusammenfassung: Spendesk hilft Ihnen, GoBD-konform zu bleiben

Wie heißt es so schön? Alle Wege führen nach Rom. In unserem Fall führen alle Wege zu Spendesk. Mithilfe von Spendesk können Sie die GoBD beim Ausgabenmanagement einhalten.

Jede Zahlung in Ihrem Unternehmen kann korrekt verfolgt und aufgezeichnet werden. Mitarbeitenden ist es möglich, ihre Belege per App zu digitalisieren und alle wichtigen Dokumente wie Rechnungen werden unveränderbar gespeichert. Falls Änderungen vorgenommen werden müssen, werden diese in einer Historie festgehalten. 

Sie würden gerne mehr über unsere Lösung erfahren? Vereinbaren Sie einen kostenlosen und unverbindlichen Termin mit unseren Experten.

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Cristina Fesiuc

Cristina Fesiuc lebt seit 5 Jahren in Paris, spricht fließend 4 Sprachen und hat eine große Leidenschaft für Content und Social Media Marketing. Aktuell unterstützt sie Spendesk bei redaktionellen Inhalten auf dem deutschen Blog.