Firmenkreditkarten – Geschäftsausgaben von überall abwickeln

Firmenkreditkarten – Geschäftsausgaben von überall abwickeln

Helena Kleine

Über 1,5 Milliarden Transaktionen werden in Deutschland pro Jahr über Kreditkarten abgewickelt, Tendenz steigend. Und das nicht ohne Grund: Kreditkarten werden in jedem Online-Shop, von jeder Fluggesellschaft und jedem Hotel als Zahlungsmittel akzeptiert. Moderne Unternehmen entscheiden sich daher zunehmend, ihren Mitarbeitern über Firmenkreditkarten den Zugriff auf Firmengelder zu ermöglichen. So können Teams gewisse Ausgaben wie beispielsweise für SaaS-Tools, Amazon-Bestellungen oder Bahn-Tickets selbst tätigen. 

Doch welche Anbieter eignen sich am besten für Firmenkreditkarten? Und wie können Unternehmen sich vor der privaten Nutzung schützen? Spielt die Schufa-Bewertung der Mitarbeiter eine Rolle? Wir erklären Ihnen, was Sie beim Einsatz von Firmenkreditkarten beachten sollten. 

Virtuelle Karten

Welche Modelle gibt es für Firmenkreditkarten / Corporate Credit Cards?

Nicht jeder Arbeitgeber fühlt sich wohl mit dem Gedanken, dass zahllose Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte (oft auch als „Corporate Credit Card” bezeichnet) in der Tasche jederzeit und von überall Firmengelder ausgeben können. Was, wenn Mitarbeiter die Karte missbrauchen und private Restaurantbesuche als Geschäftsessen abrechnen und es niemand merkt? 

Genau hier kommen die unterschiedlichen Modelle für Kreditkarten ins Spiel: von vorgegebenen Budgets über Prepaid-Karten bis hin zu virtuellen Kreditkarten ist alles möglich. Für einen Überblick beleuchten wir zwei Fragen: 

  1. Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?
  2. Welche Art von Kreditkarten werden herausgegeben?

Entscheidung #1: Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

 

Nur die Geschäftsführung und / oder die Manager eines jeden Teams

Der zuständige Dienstleister für die Planung von Dienstreisen

Individuelle Mitarbeiter

Erklärung

In kleinen Unternehmen, die ständig im gleichen Büro zusammenarbeiten, reicht u. U. eine einzige Kreditkarte pro Team, die Mitarbeiter sich bei Bedarf abholen können.

Eine sogenannte Reisestellenkarte kann in der internen Reiseabteilung oder beim Dienstleister, der für die Buchung von Dienstreisen zuständig ist, hinterlegt werden. Über diese Karte werden alle Reisebuchungen abgewickelt. 

Früher oder später braucht wohl nahezu jeder Mitarbeiter einmal Zugriff auf Firmengelder. Am effizientesten lässt dieser sich gewährleisten, wenn alle Mitarbeiter ihre eigenen Firmenkreditkarten bekommen.

Vorteile

- Ausgaben pro Abteilung gebündelt auf einer Karte

- geringe Gefahr von Ausgaben ohne Genehmigung eines Managers

- alle Reisekosten laufen an einem Ort zusammen

- Jederzeit ein guter Überblick über Reisebudgets und -ausgaben 

- Ausgaben können genau dann getätigt werden, wenn sie benötigt werden

- Zahlungen und Abos können Mitarbeitern eindeutig zugeordnet werden. 

- Keine Notwendigkeit für Auslagen aus eigener Tasche durch die Mitarbeiter

- signalisiert Vertrauen und ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsablauf

Nachteile

- Ist die Chefin gerade im Meeting und kann den 3D-S-Code von Ihrem Handy nicht durchgeben, ist auch keine Zahlung möglich

- Sehr aufwendig, wenn Mitarbeiter aus dem Home-Office oder an anderen Standorten arbeiten

- Verantwortung für die Kündigung nicht mehr benötigter Abos liegt allein beim Kreditkarteninhaber

- Mitarbeiter müssen selbst gebuchte

Dienstreisen sowie Spesen auslegen und zeitverzögert abrechnen

- Nur sinnvoll für Unternehmen mit Reiseabteilung bzw. Dienstleister, der sich um Reisebuchungen kümmert

- Kontrolle und Überblick über Genehmigungen und Budgets ohne den Einsatz eines Tools zum Ausgabenmanagement schwierig 

- ohne Ausgabenmanagement-Tool zudem ggf. großer Aufwand für die Finanzabteilung


Welches Modell ist also der Gewinner? Letztendlich liegt die Entscheidung bei Ihnen. Wie der Spendesk Spend Trends Report jedoch gezeigt hat, nehmen gerade Zahlungen an Amazon und SaaS-Anbieter zu (vor der Corona-Pandemie stiegen auch Reisekosten zunehmend) – und genau diese sollten reibungslos und spontan durch individuelle Mitarbeiter getätigt werden können.  

Übrigens: Bei Spendesk bekommt jeder Mitarbeiter eine eigene Kreditkarte. In diesem Beitrag erklären wir, warum. 

Entscheidung #2: Welche Art(en) von Kreditkarte(en) soll(en) genutzt werden?

Im ersten Moment ist der Gedanke an Kreditkarten für alle Mitarbeiter vielleicht überwältigend. Jedoch gibt es mittlerweile spannende Alternativen zu unlimitierten Standard-Firmenkreditkarten:

  1. Debitkarten (Prepaid-Karten), die mit einem bestimmten Betrag aufgeladen werden. Ist dieser verbraucht, kann auch kein Geld mehr ausgegeben werden. 
  2. Virtuelle Kreditkarten, die online für genau eine Zahlung oder wiederkehrende Zahlungen (z. B. von Software-Abos) generiert werden. Es handelt sich hierbei nicht um physische Karten aus Plastik, daher können diese Karten ausschließlich für Online-Zahlungen genutzt werden. 

Und in Verbindung mit einem Tool zum Ausgabenmanagement können Ausgaben in Echtzeit verfolgt und Genehmigungsprozesse abgewickelt werden. Sie können für jeden Mitarbeiter einzeln festlegen, dass… 

  • Debitkarten nur an Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten eingesetzt werden können; 
  • Debitkarten oder virtuelle Kreditkarten nur für gewisse Ausgaben zugelassen sind, zum Beispiel Hotels, Flüge, Amazon-Bestellungen.

Wer gerne die Kontrolle über Budgets behält, muss deswegen nicht auf Firmenkreditkarten verzichten. Debitkarten und virtuelle Kreditkarten minimieren das Missbrauchsrisiko auf ein Minimum. 

Visa, Mastercard oder Amex – wer hat eigentlich die besten Firmenkreditkarten?

In der EU und Deutschland liegen zwei Kreditkarten-Anbieter sowohl für private- als auch für Firmenkreditkarten vorne: Visa und MasterCard. Diese beiden Kartentypen werden so gut wie überall akzeptiert und werden – im Gegensatz zu Kreditkarten von American Express (kurz: AmEx) – von Partnerbanken herausgegeben. 

Bei AmEx-Karten ist American Express selbst der Emittent. Zudem fallen höhere Gebühren für den Zahlungsempfänger an. Daher sind AmEx-Karten nicht überall in Deutschland gern gesehen. 

In ihrer Anwendung unterscheiden sich die drei Kartentypen für die Endnutzer so gut wie gar nicht. Wichtiger als die Frage nach dem Kreditkartentyp ist die Frage nach der Bank, mit der Sie zusammenarbeiten wollen. 

Die Abrechnung von Firmenkreditkarten über Privatkonten – eine gute Idee? 

Die kurze Antwort ist: nein. Seit 2015 ist es Unternehmen rechtlich nicht mehr möglich, die Privatkonten von Mitarbeitern mit Ausgaben über Firmenkreditkarten zu belasten. Vor der entsprechenden EU-Verordnung sah der Prozess folgendermaßen aus: 

  1. Ein Mitarbeiter bekommt eine Firmenkreditkarte, die in bestimmten Zeitintervallen (z. B. alle drei Monate) über sein privates Konto abgerechnet wird. 
  2. Bevor der fällige Betrag abgebucht werden kann, reicht der Mitarbeiter eine Spesenabrechnung ein und bekommt den Betrag vom Unternehmen erstattet. 

Die Idee: Mitarbeiter sollten sich durch die Belastung des eigenen Kontos mit ihrer Spesenabrechnung beeilen und unterbewusst sparsamer mit Firmengeldern ausgeben. Dem setzte die EU jedoch ein Ende. Wenn Mitarbeiter Kosten auslegen sollen, muss dies über ihre privaten Kredit- oder Girokarten geschehen. 

Gut zu wissen: Für Firmenkreditkarten haftet immer das Unternehmen. Daher ist es auch vollkommen egal, ob Ihre Mitarbeiter Schufa-Einträge haben.

Nachvollziehbare Genehmigungsprozesse und Reporting über ein Ausgabenmanagement-Tool

Tools zum Ausgabenmanagement (wie Spendesk) decken den gesamten Ausgabenprozess über eine zentrale Plattform ab:

  • Mitarbeiter beantragen die Freigabe für eine Zahlung oder wiederkehrende Zahlungen (z. B. bei Abos) oder die Freigabe eines Budgets. Alternativ können Vorab-Freigaben z. B. für Beträge bis 50 € erteilt werden. 
  • Manager geben die Zahlung oder ein Budget frei.
  • Mitarbeiter laden Belege hoch. Vergessen sie es einmal, werden sie automatisch erinnert.
  • Die Finanzabteilung kann Reports und Analysen erstellen und Genehmigungsprozesse nachvollziehen.

So können Ihre Mitarbeiter selbständig handeln, während Management und Buchhaltung die Kontrolle behalten.

Zusammenfassung

Jedes Unternehmen muss Geld ausgeben – und Mitarbeiter sollten so unkompliziert wie möglich die Zahlungen tätigen können, die für ihre Arbeit notwendig sind. Durch Firmenkreditkarten können Verzögerungen vermieden werden. Außerdem wird es Mitarbeitern so erspart, Geld aus der eigenen Tasche vorstrecken zu müssen. 

In Kombination mit einem Tool zum Ausgabenmanagement lassen sich die Herausforderungen meistern, die viele Unternehmen zunächst vor der Herausgabe von Firmenkreditkarten zurückschrecken lassen: Sie erlauben durch Genehmigungsprozesse und festgelegte Budgets ein hohes Maß an Kontrolle und erleichtern dem Finanzteam die buchhalterischen Aufgaben. 

Sie sind auf der Suche nach dem richtigen Modell für Ihr Unternehmen? Gemeinsam finden wir heraus, welche Optionen zu Ihnen passen: 

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Helena Kleine

Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.