Tipps zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung
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Tipps zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Helena Kleine

Zugegeben, der Begriff Eingangsrechnungsverarbeitung zählt zu den Ungetümen des deutschen Finanzjargons und sorgt womöglich zunächst für wenig Begeisterung bei Lesern.

Doch neue digitale Lösungen versprechen nicht nur mehr Effizienz und Übersicht, sondern auch eine enorme Zeitersparnis – daher lohnt ein genauerer Blick auf das Thema automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung.

Was versteht man unter elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitung?

Seit 2019 müssen Unternehmen digitale Rechnungen akzeptieren. Spätestens seitdem sollte es also auch der verstaubtesten Finanzabteilung möglich sein, Rechnungen digital vorzuhalten und zu bearbeiten. Neben dem reduzierten Papierverbrauch ermöglichen digitale Rechnungen weitere Vorteile:

  • Speicherung aller Rechnungen an einem zentralen Ort möglich
  • Automatisierte Datenerkennung mit OCR (Optical Character Recognition)
  • Nutzung für digitalisierte Prozesse (Freigabe, Bezahlung, Reporting, etc.)
  • Automatische Übergabe an DATEV

Die Begriffe Rechnungseingangsverarbeitung und Eingangsrechnungsverarbeitung werden synonym verwendet (weil nur ein Wortungetüm einfach nicht genug wäre) und beschreiben den Prozess des Umgangs mit eingehenden Rechnungen:

Rechnungseingang → Rechnungsbearbeitung (Automatische Datenextraktion)→ Rechnungsprüfung (Freigabe) → Zahlung

Im Idealfall läuft der Prozess schnell und mit so wenig menschlichem Zutun wie möglich ab. Das spart Zeit und Geld, eliminiert die größte Fehlerquelle eines jeden Prozesses (den Menschen) und sorgt für zufriedene Zulieferer und Dienstleister.

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Warum ist die Eingangsrechnungsverarbeitung so wichtig?

Eine Studie der B&L Management Consulting GmbH ergab, dass die durchschnittliche interne Durchlaufzeit einer eingehenden Rechnung ohne Bestellung bei 10,5 Tagen liegt.

Einige der Teilnehmer kamen auf Durchlaufzeiten von bis zu 30 Tagen. Nicht nur kann bis dahin jeder Skonto vergessen werden, es drohen auch unangenehme Mahnungen und unnötige Mahngebühren.

Quelle: B&L Management Consulting GmbH (2019)

Aber da hört es nicht auf. Neben Gebühren riskieren Unternehmen ihren Ruf und die positive Zusammenarbeit mit Zulieferern, Dienstleistungsunternehmen und Freelancern. Außerdem weist lange Durchlaufzeit auf Ineffizienzen hin. Sie bezahlen Ihre Finanzmitarbeiter wahrscheinlich für mühsame manuelle Tätigkeiten, die sich leicht automatisieren ließen.

Genau da setzt die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung an.

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Wie stelle ich meine Eingangsrechnungsverarbeitung um?

Für die meisten Unternehmen besteht bei der Rechnungseingangsverarbeitung noch Optimierungspotential. Ein ganz typischer Plan für die Verbesserung des Prozesses sieht zum Beispiel so aus:

  Ist Soll
Rechnungseingang An den Ansprechpartner im Unternehmen An eine zentrale Rechnungsadresse
Vorhaltung der Rechnungen Papier und digital Alles digital
Speicherort der Rechnungen Dezentralisiert Zentralisiert
Freigabeprozess Manuell über E-Mail Automatisiert über Freigabeworkflow
Dunkelbuchungen Nicht möglich Bei Rechnungen mit passender Bestellung und Wareneingang möglich
Durchlaufzeit Bis zu 30 Tage Bis zu 4 Tage
Reporting und Analyse Kompliziert und langwierig Auf Knopfdruck

 

Wer seine Eingangsrechnungsverarbeitung umstellen möchte, sollte Folgendes beachten:

  1. Verbringen Ihre Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit manuellen Tätigkeiten, die automatisiert werden könnten? Dann sollten Sie Software in Betracht ziehen.
  2. Aber: Eine Software kann nur das abdecken, was bereits klar definiert ist. Wer Prozesse intern nicht geklärt hat, stiftet nur zusätzliche Verwirrung durch digitale Lösungen.
  3. Wer Prozesse in einer Software abdeckt, sollte vorher abstimmen, ob diese auch real im Unternehmen so ablaufen oder nur theoretisch in der Dokumentation. Oft sehen die realen Prozesse nämlich wenig mustergültig aus.
  4. Die Automatisierung muss nicht unbedingt auf einmal passieren, sondern kann schrittweise erfolgen. Wenn Sie aber schon einmal evaluieren, können Sie auch direkt den gesamten Prozess digitalisieren.
  5. Unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter - buchen Sie einfach ein kostenloses Beratungsgespräch.

Übrigens: Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist nur ein kleiner Teil der Buchhaltung, den Sie automatisieren sollten. Wie Sie auch mit anderen Belegen und Ausgaben so effizient wie möglich verfahren, erklären wir hier.

Was ist eine Dunkelbuchung?

Eine Dunkelbuchung läuft so gut wie komplett automatisch ab – “im Dunkeln” quasi. Für eine echte Dunkelbuchung müssen eine Bestellung und ein Wareneingang vorliegen, die sich mit den Angaben auf der Rechnung decken. Dann kann die Rechnung nach dem Scannen und Hochladen per OCR ausgelesen und geprüft und danach direkt komplett automatisch beglichen werden.

Grundsätzlich läuft eine Dunkelbuchung ohne manuelle Schritte ab. Aber auch für Rechnungen ohne Bestellung und Wareneingang kann ein annähernd geschmeidiges Szenario erreicht werden. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

  1. Rechnung hochladen
  2. Per OCR Daten auslesen
  3. Automatischen Genehmigungsprozess anstoßen
  4. Freigabe durch Verantwortliche
  5. Zahlung (idealerweise gleich mehrere Rechnungen auf einmal)

Das Wichtigste auf einen Blick (TL,DR)

Die automatische Rechnungseingangsverarbeitung bietet folgende Vorteile:

  • Rechnungen werden zügig bezahlt (keine Mahngebühren und verärgerte Geschäftspartner)
  • Alle Rechnungen an einem Ort (Grundlage für Reporting und Analysen, bessere Übersicht über Ausgaben)
  • Effizientes Arbeiten in der Buchhaltung mit enormer Zeitersparnis

Ein digitalisierter Prozess eliminiert manuelle Aufgaben und schafft Klarheit, zum Beispiel bei der Rechnungsfreigabe.

Neben dem Rechnungseingang können auch andere Aufgaben der Buchhaltung weitestgehend automatisiert werden. Damit sich Ihre gut bezahlten Mitarbeiter stattdessen auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

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Helena Kleine

Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.