Fünf Argumente für digitales Vertragsmanagement
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Fünf Argumente für digitales Vertragsmanagement

Sebastian Wengryn

Spätestens seit der COVID19 Pandemie ist das Thema Digitalisierung auch in die Buchhaltungsabteilung von Unternehmen vorgerückt. Der Empfang, die Ablage und Verarbeitung von Dokumenten wird zunehmend nicht nur akzeptiert, sondern setzt sich als neuer Standard fest. Zu den wichtigsten Dokumenten eines Unternehmens gehören dabei sämtliche Verträge, etwa für Miete und Energieversorgung, Verträge mit Dienstleistern und Kunden, für Software-Lizenzen oder Versicherungen. Diese können dank der richtigen Software jedoch nicht nur digital empfangen und abgelegt, sondern gemanaged werden und bieten weitaus mehr Potential, als auf den ersten Blick sichtbar. 

Die fünf entscheidenden Argumente für digitales Vertragsmanagement haben wir Ihnen daher in diesem Gastbeitrag von ContractHero zusammengestellt: 

1. Kündigungsfristen einhalten und aktiv nutzen

So unterschiedliche Vertragsarten es gibt, so verschieden werden auch Kündigungsfristen gehandhabt. Hinzu kommt, dass sich die meisten Verträge auch beim Beginndatum unterscheiden. Allein aus diesen beiden Parametern ergibt sich ein schier undurchschaubares Dickicht an Kündigungsterminen – ob die Verträge analog in Papierform abgeheftet oder digital archiviert sind, spielt dabei zunächst gar keine Rolle. 

Setzt man jedoch eine Vertragsmanagement-Software wie ContractHero ein, so stellt das Tool genau diesen Überblick her und sorgt per automatischer Erinnerungsfunktion dafür, dass Kündigungsfristen zunächst einmal rechtzeitig bekannt sind. Im Anschluss daran können die Unternehmen unterschiedlich agieren, indem sie z.B. kündigen, um Kosten komplett einzusparen, oder aktiv in Verhandlung treten, um Kosten zu optimieren.

2. Identifikation von Einsparpotentialen

Nicht nur der Überblick über Kündigungsfristen ist von entscheidender Bedeutung, auch die viel grundlegendere Übersicht aller vorhandenen Verträge kann zur Optimierung von Kosten eingesetzt werden. So wird, unterstützt durch Kategorisierung, Filterungs- und Suchfunktionen, eine Identifikation von unnötigen Verträgen möglich. Im Gegensatz dazu, können Papierverträge durchaus in Stehordnern verschwinden, dadurch unsichtbar werden und bis zum Ende aller Zeiten weiterlaufen.

Ein gutes Beispiel sind Abonnements, etwa für Zeitschriften aber auch für Softwarelizenzen. Sie zählen vielleicht nicht zu den Kostenschwergewichten, können aber aufgrund ihrer Menge zu einem Faktor werden – insbesondere wenn sie gar nicht mehr benötigt werden. Zusätzlich ergeben sich aus einer transparenten, vollständigen Übersicht aller Verträge auch neue Verhandlungsgrundlagen gegenüber Dienstleistern. Stellt man beispielsweise fest, dass man elf Softwarelizenzen zum selben Produkt hat, ergibt vielleicht die Neuverhandlung eines günstigen Rahmenvertrags oder der Umstieg in einen anderen Tarif Sinn. 

3. Pflichtverletzungen vermeiden

Neben der oben genannten Übersicht spielt natürlich auch die Kenntnis der Vertragsinhalte eine wichtige Rolle für jedes Unternehmen – und die entsprechenden Mitarbeiter. Kennen die Verantwortlichen Akteure die definierte Aufgabe oder durch sie zu erbringende Leistung nicht, sind Vertragsverletzungen fast unausweichlich. Dadurch entstehen unter Umständen direkte Kosten und / oder es leidet die Beziehung zum jeweiligen Geschäftspartner. 

Mit einer Vertragsmanagement-Software sind auch die Inhalte von Verträgen in Sekunden zugänglich und lassen sich im Fall von ContractHero sogar gezielt für verschiedene Teams freigeben. So hat jeder Berechtige sekundenschnellen Zugriff auf die für ihn relevanten Vertragsinhalte – eine intelligente Suche in Verbindung mit einer intuitiven, strukturierten Darstellung der Suchergebnisse vorausgesetzt. 

4. Aktualisierung und Sicherung von Vertragsdokumenten

Durch die Digitalisierung von Verträgen wird das Verlustrisiko für diese Dokumente erheblich gesenkt. Während der Verlust von Papierverträge nach dem Schreddern oder nach einem Brand oft unentdeckt bleibt und in der Folge unwiederbringlich verloren sind, bleiben digitale Verträge in der Cloud erhalten. Mehr noch, sie bleiben aktuell. Denn mit einer Software-Lösung lässt sich die komplette Vertragshistorie abbilden und Teammitglieder arbeiten nie wieder auf der Grundlage einer veralteten Version. 

Wichtige Qualitätsmerkmale und Leitlinien bei ContractHero sind daher die Themen redundante Backups und 100% DSGVO-konformer Datenschutz.

5. Offene Schnittstellen zu weiteren Digital-Tools

Wie eingangs erwähnt, reiht sich digitales Vertragsmanagement in einen grundsätzlichen Trend ein. Damit einher geht ein gewisser Sog hin zur Schaffung von offenen Schnittstellen mit anderen Tools. Ein mögliches Szenario ist die Vernetzung von digitalem Empfang (z.B. via CAYA), der Ausgabenverwaltung (z.B. via SPENDESK), der Verwaltung von Rechnungen (z.B. via CANDIS), das Vertragsmanagement (z.B. via ContractHero) und der Anbindung an die allgemeine Buchhaltung (z.B. via DATEV).

Hier werden sich in den nächsten Monaten viele neue Vernetzungen bilden und jedem Unternehmen eine individuelle Konstellation der richtigen Tools ermöglichen. 

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zur Umstellung von analoger auf digitale Vertragsverwaltung

Natürlich gibt es noch viele weitere gute Argumente für digitale Verträge und den Einsatz einer intelligenten Lösung zu deren Verwaltung. So zählt für die einen auch die Platzersparnis im Büro und für andere das gute Gefühl, jederzeit auf Informationen zugreifen zu können. In jedem Fall ist der Zeitpunkt für eine Umstellung vom Papierordner auf Software-basierte „Ordnung 4.0“ jetzt gekommen.

Typischer Prozess bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements:

  1. Aktuell vorhandene Verträge zusammenstellen
  2. Verträge digitalisieren / hochladen
  3. Verträge kategorisieren und verschlagworten
  4. Zugriffsberechtigungen erstellen und Mitarbeiter onboarden
  5. Prozess für hinzukommende Verträge aufsetzen

Entscheidende Eigenschaften eines sehr guten Vertragsmanagement-Tools

  • Hoher Grad an Automatisierung, z.B. automatisches Erkennen von Fristen und Vertragssummen
  • Hoher Grad an Bedienfreundlichkeit, d.h. vor allem eine intuitive Benutzeroberfläche sowie ein Verzicht auf zu viele Elemente
  • Hoher Grad an Individualisierung, darunter vor allem die Möglichkeit für eigene Ansichten, Kategorien und Schlagworte
  • Hoher Grad an Offenheit für die Anbindung an weitere Digital-Tools, z.B. digitaler Posteingang
  • Hoher Grad an Innovation, erkennbar durch stetige Weiterentwicklung der Software
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Sebastian Wengryn

Sebastian ist Co-Founder von ContractHero, sein beruflicher Hintergrund liegt im Bereich Sales & Marketing mit einer Leidenschaft für Partnerschafts-Management. Wenn er nicht gerade daran arbeitet Vertragsmanagement für die ContractHero-Kunden zu erleichtern, kann man ihn in Berlin beim Entdecken neuer Restaurants oder beim Laufen in seinem Lieblingspark antreffen.