Digitale Buchhaltung – so arbeiten Finanzteams papierlos

Digitale Buchhaltung – so arbeiten Finanzteams papierlos

Helena Kleine

Keine Aktenschränke, kein Papierstau und keine Kartons voller Belege, die zum Quartalsende an den Steuerberater geschickt werden müssen … das sind nur einige der Vorzüge einer komplett digitalen Buchhaltung. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, von Papierbelegen Abschied zu nehmen und sämtliche Belege nur noch digitalisiert vorzuhalten und zu verarbeiten. Damit das bei Prüfungen durch das Finanzamt oder in der Kommunikation mit dem Steuerberater nicht zu Schwierigkeiten führt, sollten jedoch ein paar Dinge beachtet werden. 

Wir verraten Ihnen, wie Sie von den vielen Vorteilen der digitalen Buchhaltung profitieren können und was Sie bei der Umstellung beachten müssen. 

Digitale Buchhaltung

So sieht digitale Buchhaltung in der Praxis aus

Das zentrale Ziel der digitalen Buchhaltung ist die Digitalisierung aller Belege und Dokumente, damit das Finanzteam ganz ohne Papier auskommt. Das bedeutet, dass Rechnungen nicht mehr ausgedruckt und per Post verschickt werden, sondern direkt per E-Mail an die Empfänger gesendet werden. Alle postalisch eingehenden Rechnungen müssen durch das sogenannte „ersetzende Scannen” ordnungsgemäß digitalisiert werden, um danach vernichtet werden zu können. 

Liegen alle Belege digital vor, eröffnet dies ganz neue Möglichkeiten zur Automatisierung und Datenanalyse in Echtzeit. Es lässt sich an dieser Stelle gegebenenfalls bereits erahnen, dass es für eine digitale Buchhaltung einige Tools und Prozesse gibt, die bei einer traditionellen Zettelwirtschaft nicht erforderlich sind. 

Zu Ihnen gehören mindestens:  

  • Die passende Buchhaltungssoftware 
  • Ein GoBD-konformes Archivierungssystem für Belege
  • Prozesse, die in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden
  • Ein Dokumentenscanner 

Keine Sorge – wir gehen im Folgenden weiter ins Detail. Zunächst aber werfen wir einen Blick auf die Vorteile.

Die Vorteile einer digitalen Buchhaltung für Unternehmen und Finanzteams 

Sobald Aktenordner sich lichten und der erste Jahresabschluss ohne Papierbelege erstellt wurde, zeigen sich die klaren Vorteile einer digitalen Buchhaltung: 

  1. Mehr Platz im Büro, sobald alle bestehenden Papierbelege ersetzend gescannt wurden.
  2. Automatisierung von Prozessen und damit einhergehende Zeitersparnis, zum Beispiel indem Ihre Buchhaltungssoftware automatisch Mahnungen versendet.
  3. Direkter Zugriff auf alle Dokumente mit Suchfunktion, sodass Sie auf der Suche nach einer bestimmten Rechnung nicht mehr blättern müssen.
  4. Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Genehmigungen, die zentral dokumentiert werden.
  5. Vereinfachte Kommunikation mit dem Steuerberater und Finanzamt, indem Daten über eine Schnittstelle übermittelt werden können, zum Beispiel bei der Umsatzsteuervoranmeldung.
  6. Mehr Kontrolle und Transparenz über Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit.
  7. Kostenersparnis, indem das Finanzteam durch Automatisierung Zeit spart und ggf. sogar Honorare des Steuerberaters für Leistungen auf Stundenbasis reduziert werden können.

Je nachdem, welche Software Sie einsetzen, ergeben sich noch weitere mögliche Vorteile. Einer der Gründe, warum Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren, ist die Integration von Systemen und das Teilen von Daten. 

Sobald Buchhaltungsdaten digital vorliegen, können Sie zum Beispiel direkt an eine Business-Intelligence-Software übermitteln und so strategischen Entscheidungen zugrunde gelegt werden. Oder die Software für die Lohnbuchhaltung oder das Ausgabenmanagement übermittelt in Echtzeit Informationen an die Buchhaltungssoftware. 

DATEV ist die Standardlösung in der digitalen Buchhaltung

Sieht man sich heute die Benutzeroberfläche von DATEV Unternehmen Online an, kann man es sich kaum vorstellen, doch DATEV legte 1966 den Grundstein für die digitale Buchhaltung. Und über die nächsten Jahrzehnte hat sich die Buchhaltungslösung bis heute als De-facto-Standard für Buchhaltungssoftware etabliert. 

Zunächst beschränkten die Leistungen der DATEV sich auf die Datenverarbeitung in Rechenzentren unter Verwendung von damals neuartigen Einsatzmöglichkeiten der Elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Auch wenn es sich in den 60ern bei neuartigen Technologien um die Verarbeitung von Daten auf Lochstreifen zu fertigen Lohnabrechnungen und Bilanzen in großen IBM-Rechenzentren handelte, brachten die Leistungen der DATEV eine große Erleichterung für Steuerberater und Kanzleien. 

Heute führt an DATEV kein Weg vorbei. Jeder Steuerberater und jede Steuerkanzlei arbeitet mit dieser Lösung. Das Programm DATEV Unternehmen Online wurde für Unternehmen entwickelt, die Daten selbst über eine Benutzeroberfläche digitalisieren und an ihren Steuerberater oder direkt an das Finanzamt übermitteln wollen. 

Jedoch verfügt DATEV Unternehmen Online abgesehen von der Belegerfassung nur über limitierte zusätzliche Funktionalitäten und ist allgemein nicht das benutzerfreundlichste Tool. Daher ist der Einsatz einer zusätzlichen Buchhaltungssoftware ratsam. Bei der Auswahl sollten Sie auf eine Schnittstelle zu DATEV achten. 

In fünf Schritten zur digitalen Buchhaltung

Um erfolgreich auf eine komplett digitale Buchhaltung umzusteigen, können Sie sich an den folgenden vier Schritten orientieren: 

1. Einbeziehung der Mitarbeiter aus dem Finanzteam

Zuallererst sollten Sie sich mit den Angestellten des Finanzteams austauschen. Nicht nur, damit die Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereitet und entsprechend geschult werden können. Sondern auch, weil Ihr Team die Buchhaltungsprozesse am besten kennt. Evaluieren Sie gemeinsam, welche Prozesse durch die Umstellung automatisiert werden sollten, welche Aufgaben wegfallen und welche hinzukommen. Auch die Auswahl der passenden Buchhaltungssoftware sollte gemeinsam mit dem Team geschehen.

2. Absprache mit Ihrem Steuerberater

Sagen Sie danach Ihrem Steuerberater Bescheid. Das ist aus zwei Gründen wichtig:

  • Zum einen kann Ihr Steuerberater Sie – wie der Name schon sagt – beraten. Er kennt vielleicht nicht jede Buchhaltungssoftware, aber er weiß über die steuerrechtlichen Anforderungen an eine digitale Buchhaltung Bescheid. 
  • Zum anderen muss er darüber informiert werden, dass sich gewisse Abläufe im Zuge der Digitalisierung ändern werden. Übermitteln Sie die Daten zukünftig auf anderem Wege, oder übernehmen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung künftig selbst, weil es Ihre neue Software so leicht macht? Lassen Sie Ihren Steuerberater wissen, wo Sie künftig seine Leistungen in Anspruch nehmen wollen, und welche Prozesse Sie selbst übernehmen können. Informieren Sie sich auch, inwiefern die Honorarkosten davon beeinflusst werden.

3. Soft- und Hardware-Anschaffungen

Es darf endlich eingekauft werden! Auf Seiten der Hardware ist es mit der Bestellung eines Dokumentenscanners getan. Der Einkauf von Buchhaltungssoftware kann zu einem größeren Projekt werden. Im nächsten Kapitel finden Sie Tipps für die Auswahl der richtigen Lösung. Anfangen sollten Sie auf jeden Fall mit der Software für die Finanzbuchhaltung und einem Archivierungssystem, in dem Daten revisionssicher aufbewahrt werden können.

4. Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen

Mit einer Verfahrensdokumentation sichern Sie sich rechtlich ab. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder einen Steuerprüfer wird bewertet, inwiefern Ihre digitale Buchhaltung den GoBD, also den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ entspricht. Um nachzuweisen, dass Sie diese Grundprinzipien einhalten, müssen Ihre Arbeitsabläufe sowie der Einsatz von Software dokumentiert werden. 

5. Belege durch ersetzendes Scannen digitalisieren

Sollten Sie mitten im Geschäftsjahr auf die digitale Buchhaltung umsteigen, empfiehlt es sich, alle Belege und Rechnungen seit Beginn des Jahres ersetzend zu scannen. Das bedeutet, dass die Belege über den Dokumentenscanner erfasst und entsprechend der Vorgaben der GoBD abgespeichert werden. 

Exkurs: die steuerlichen Vorgaben der GoBD zu Führung und Archivierung bei digitaler Buchführung

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht.

Geschäftsvorfälle müssen laut GoBD nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden. Gerät Ihr Unternehmen einmal in eine Prüfung durch das Finanzamt, wird dabei auch die Einhaltung der Regeln der GoBD geprüft. Daher ist es wichtig, eine Verfahrensdokumentation anzufertigen, die genau beschreibt, wie und mit welchen Prozessen und Programmen die Anforderungen umgesetzt werden.

Bei einer Nichteinhaltung können Steuernachzahlungen, Hinzuschätzungen zum Umsatz und Gewinn oder sogar eine Meldung des Unternehmens an die Strafsachen- und Bußgeldstelle im Finanzamt nach sich ziehen. 

Unsere Tipps für die Auswahl von digitaler Buchhaltungssoftware 

Wie bereits erwähnt, sollte die erste digitale Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen ein Programm für die klassische Finanzbuchhaltung sein. Mit diesem Programm lassen sich alle Prozesse der Buchführung abbilden. Zu den gängigen Funktionen gehören: 

  • Erstellung und Versand von Rechnungen 
  • Angebotserstellung 
  • Belegerfassung 
  • Dateiablage/Archivierung 
  • EÜR und GuV
  • Kundenmanager
  • Lieferantenmanager
  • Automatischer Versand von Mahnungen
  • Etc. 

 

Die besten Buchhaltungssoftware-Lösungen haben wir hier für Sie zusammengefasst: Die 21 wichtigsten Finanztools für Unternehmen in 2021

Sobald Sie auf den Geschmack gekommen sind, ergeben sich schnell weitere Einsatzmöglichkeiten von Softwarelösungen, die sich mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren lassen. Mit einer Software zum Ausgabenmanagement zum Beispiel verschaffen Sie sich die volle Transparenz über sämtliche Ausgaben im Unternehmen – in Echtzeit! Sie können individuelle Limits und Richtlinien festlegen und Zahlungen automatisiert erfassen. Diese Daten lassen sich dann ganz einfach in die Buchhaltungssoftware importieren. 

Hier finden Sie Informationen zum Ausgabenmanagement mit Spendesk. 

Ähnliche Möglichkeiten bieten Softwarelösungen zur Lohnabrechnung, dem Procurement, der Zahlungsabwicklung von Abo-Zahlungen und Business-Intelligence-Tools. 

Für einen vollständigen Überblick über mögliche Tools für Ihr Finanzteams, werfen Sie einen Blick in unser E-Book: 

30 Tools für Finanzteams

Zusammenfassung

Die digitale Buchhaltung ermöglicht effizientere Abläufe für Finanzteams und legt den Grundstein für datengetriebene Entscheidungen. Nur wer Zugriff auf möglichst genaue aktuelle Daten hat, kann entsprechend strategisch entscheiden. Wir haben in den letzten Jahren beobachten können, dass die Rolle des CFO sich immer mehr zum Business Partner der Geschäftsführung entwickelt. Doch wer erst Ordner nach Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen durchforsten oder gar den Steuerberater anrufen muss, um aktuelle Daten zu bekommen, kann dieser Rolle kaum gerecht werden. 

Eine komplett digitale Buchhaltung gibt Ihnen die Kontrolle und Transparenz zurück, die Sie für Ihre Arbeit als Finanzabteilung in einem modernen Unternehmen brauchen.

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Helena Kleine

Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.