Budgetierung – ohne Hindernisse zur wirksamen Budgetplanung

Im Arbeitsalltag müssen dutzende, hunderte oder gar tausende Kollegen mit teils konträren Interessen begrenzte Ressourcen unter sich aufteilen. Damit es dabei möglichst wenig Streit und Chaos gibt und alle Teams die Geschäftsziele im Blick behalten, braucht es Budgets. Wir verraten, welche Verfahren der Budgetierung Sie kennen sollten und wie ein Budgetplan von einer Excel-Liste zur gelebten Realität wird.

Budgetierung in Unternehmen – eine Definition

Bei der Budgetierung (auch als Budgetplanung bekannt) handelt es sich um einen betriebswirtschaftlichen Finanzplanungsprozess dessen Ziel in der Veröffentlichung von Budgets für eine meist kurz- oder mittelfristige Planungsperiode besteht.

Durch den Prozess der Budgetierung…

• werden die für einen gewissen Planungszeitraum (i.d.R. ein Quartal, Halbjahr oder Jahr) zur Verfügung stehenden Finanzmittel berechnet.

• wird definiert, welche Unternehmensbereiche (Abteilungen, Kostenstellen) über welchen Anteil dieser verfügen können.

• werden Geschäftstätigkeiten priorisiert.

Dafür kennt die Budgetierung unterschiedliche Ansätze. So können Budgets mit der retrograden Budgetierung (top-down), der progressiven Budgetierung (bottom-up) oder dem Gegenstromverfahren (Mischung aus beiden) ermittelt werden. Neben den traditionellen Budgetierungsverfahren existieren Alternativen, die mehr Flexibilität in dynamischen Märkten versprechen.

Im Folgenden beleuchten wir die Arten und Verfahren zur Budgetplanung ganz genau.

Die Bedeutung der Budgetierung im Controlling

Die Budgetierung gehört als Prozess der Finanzplanung traditionell in den Aufgabenbereich des Controllings. Allerdings erfordert die Budgetplanung die intensive Zusammenarbeit zwischen Finanzteam, Geschäftsführung und den Abteilungsleitern.

Egal, ob top-down oder bottom-up geplant wird – ohne Buy-in aller Verantwortlichen wird eine reibungslose Einhaltung der festgelegten Budgets schwierig. Ein großer Teil des Budgetierungsprozesses besteht aus Kommunikation, Abwägungsentscheidungen und innerbetrieblichen Verhandlungen.

Sie suchen nach einer einfachen Anleitung zur Budgetierung? In diesem Artikel finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Budgetplans.

Gelingt der Prozess der Budgetierung, erfüllt er viele Funktionen gleichzeitig:

1. Ein Budgetplan gießt Ziele und Erwartungen in eine greifbare Form, an der Teams sich orientieren können. So kann beispielsweise das Recruiting-Budget an den personellen Wachstumszielen ausgerichtet sein. Das HR-Team weiß dementsprechend nicht nur, wie viel Geld es in Recruiting-Agenturen stecken kann, sondern auch, mit welchen Erwartungen diese Ausgaben verbunden sind.

2. Budgetpläne prognostizieren, wie Finanzmittel eingesetzt werden sollen. Das ist gerade für Investoren und Banken spannend. Diese interessiert, wofür ihr investiertes Geld ausgegeben werden soll.

3. Budgets spiegeln die Prioritäten Ihres Unternehmens wider. Entwickelt ein Unternehmen beispielsweise drei Softwareprodukte und steckt im nächsten Jahr einen größeren Anteil des Budgets zur Produktentwicklung in eines der Produkte als im Jahr zuvor, liegen auf diesem Produkt offensichtlich besonders große Hoffnung.

4. Budgetpläne koordinieren die Zusammenarbeit von Teams und helfen, Erwartungen zu managen, spontane und unüberlegte Ausgaben zu vermeiden und Entscheidungen zu begründen.

5. Der Prozess der Budgetierung und die Kontrolle der Einhaltung von Budgets (Soll-ist-Abgleich) verbindet Finanzteams mit dem Rest des Unternehmens. So lernt das Controlling mehr über die Prioritäten und die Arbeitsweise von anderen Teams.

Top-down-, Bottom-up-Budgetierung und das Gegenstromverfahren

In der Budgetierung wird zwischen drei typischen Vorgehensweisen unterschieden:

1) Die retrograde- oder Top-down-Budgetierung:

Budgets werden von der Führungsebene festgelegt und auf die verschiedenen Abteilungen verteilt. Die Budgets werden typischerweise an Erfolgszielen, Branchen-Benchmarks, der Konkurrenz („Competition Matching”) und /oder den Ausgaben vergangener Perioden festgemacht.

2) Die progressive-, dezentrale- oder Bottom-up-Budgetierung

Ausgehend von Teilbudgets, die von den einzelnen Abteilungen berechnet werden, wird auf oberster Ebene ein Gesamtbudget gebildet.

3) Das Gegenstromverfahren

Dieses Verfahren kombiniert beide Ansätze und entspricht der gelebten Realität in den meisten modernen Unternehmen. Die Geschäftsführung legt zunächst Budgets für einzelne Unternehmensbereiche fest. Anschließend werden diese gemeinsam geprüft und mit den Anforderungen der einzelnen Abteilungen abgeglichen. Verbesserungs- und Änderungsvorschläge gehen zurück an die Geschäftsführung, die dann in Abstimmung mit den Abteilungsleitern die finalen Zahlen festlegt.

Probleme mit traditioneller Budgetplanung und mögliche Alternativen

Traditionell setzt sich das Controlling jedes Jahr mit der Führungsetage zusammen und begibt sich an den langen Prozess der Budgetierung, an dessen Ende feste Kennzahlen stehen – voraussichtliche Einnahmen, Fixkosten, variable Kosten, geplante zusätzliche Ausgaben … Zwar werden die reellen Kosten im Laufe des Jahres von der Finanzabteilung überwacht und mit den Budgets verglichen, aber im Großen und Ganzen wird an definierten Kennzahlen festgehalten.

Doch wenn uns die letzten paar Jahre eines gelehrt haben, dann, dass Dinge oft ganz anders kommen als gedacht. Und die Kritik an der traditionellen Budgetierung ist nicht neu: Unternehmen existieren in dynamischen Märkten, wachsen teils rasant und sind weniger hierarchisch strukturiert. Das macht die jährliche Budgetplanung zunehmend schwer. Und wenn Budgets unterjährig ohnehin laufend angepasst werden müssen, stellt sich die Frage: Lohnt sich der Aufwand überhaupt noch?

Probleme mit der traditionellen Budgetplanung:

• zu zeitaufwendig

• Probleme werden nur mit großer zeitlicher Verzögerung erkannt

• nicht zuverlässig für Erfolgsmessungen

• schnell veraltet

Alternativen wie das Better Budgeting und das Beyond Budgeting setzen auf inkrementelle Ansätze, mehr Flexibilität und höhere Verantwortung der Teams. In der Praxis sind die Grenzen übrigens fließend.

Beyond Budgeting

Der Ansatz des Beyond Budgeting bietet eine Alternative zum bürokratisch-hierarchischen Organisationsmodell und läuft stark dezentralisiert und dynamisch ab. Das Verfahren wurde von den beiden Wirtschaftsprüfern Hope und Fraser entwickelt und basiert auf zwölf Prinzipien, darunter Verantwortung und Selbständigkeit Einzelner, gemeinsame Werte und Ziele und die Belohnung von Teamleistungen. Das Controlling übernimmt keine Steuerungsfunktion mehr, stattdessen liegt die Verantwortung beim Management und einem Coach, der den Prozess begleiten soll.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich genau genommen nicht um ein Budgetierungsverfahren, sondern ein Verfahren, das sich jenseits von Budgets bewegt.

In der Praxis wird Beyond Budgeting kaum in seiner reinen Form genutzt. Trotzdem können viele Ideen des Beyond Budgeting mit dem traditionellen Budgetierungsverfahren zusammen zu flexibleren, teambasierten Budgets führen.

Better Budgeting

Dieses Budgetierungsverfahren ist etwas weniger Laissez-Faire als das Beyond Budgeting, verfolgt aber ähnliche Ideale: u.a. eine weniger starre Fixierung auf eine Geschäftsperiode, höhere Flexibilität und die Beteiligung und Eigenverantwortung von Teams.

Im Gegensatz zum Beyond Budgeting wird dabei das traditionelle Budgetierungsverfahren nicht komplett über den Haufen geworfen, sondern in kleinen Schritten verbessert – zum Beispiel durch:

• bessere IT-Systeme, die für Echtzeit-Daten und Analysemöglichkeiten sorgen,

• die Einführung von Team-Forecasts

• und eine verringerte Detailtiefe bei der Planung.

Echtzeit-Daten als Grundlage für die Budgetierung

Viele Herausforderungen im Budgetierungsprozess können also mit einer besseren Datenlage und IT-Systemen, die Zusammenarbeit und Eigenverantwortung fördern, bewältigt werden. Ohne Echtzeit-Budgetdaten werden Fehler spät entdeckt und es ist schwierig, Mitarbeitende zur Verantwortung zu ziehen. Der Zugang zu aktuellen Daten fördert hingegen die Motivation und ermöglicht Verantwortlichen – sofern erforderlich – ein schnelles Gegenlenken.

Insgesamt wird durch einen ständigen Informationsfluss zwischen einzelnen Mitarbeitenden, Manager:innen und dem Controlling erst klar, wo genau Fehler passiert und Änderungen erforderlich sind. Damit Budgets von jedem Beschäftigten eingehalten werden, müssen sie sichtbar und nachvollziehbar werden. Mit der richtigen Technologie und dem Zugang zu aktuellen Daten wird Ihre gesamte Budgetplanung strategischer und effizienter.

Hier kommen Tools zum Ausgabenmanagement wie Spendesk ins Spiel: Unsere Lösung liefert Ausgabedaten in Echtzeit, sodass Sie immer wissen, wo sie bei der Einhaltung von Budgets stehen. Ausgehend von diesen Informationen kann eine Managerin zum Beispiel entscheiden, ob sie der Ausgabenanfrage eines Mitarbeiters für das nächste Team-Event stattgibt – oder doch von Sushi und Kartbahn auf Pizza und Bowling umsteigt.

Ausgaben lassen sich einzelnen Mitarbeitenden, Projekten und Kostenstellen zuordnen. So werden Budgets zu dem, was sie sein sollten: einem aktiven Bestandteil Ihres Geschäftsalltags.

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