Ausgabenmanagement für Remote Teams – so geht’s!

Wenn es für Unternehmen mehr oder weniger spontan an das Thema Remote Work und Homeoffice geht, denken die meisten als allererstes an das richtige Software-Setup. Welche Tools helfen dabei, besser zu kommunizieren?

Kurzerhand werden dann oft Zoom, Skype, Slack, Slite, Notion und anderen Plattformen eingeführt, soweit nicht bereits vorhanden. Das Ziel: dezentralisierte Zusammenarbeit. Und genau so ist es auch richtig. Meetings, Projektmanagement und Kommunikation im Team erfordern das richtige Tool-Setup.

Aber was ist eigentlich mit den weniger offensichtlichen Abteilungen im Unternehmen? Videokonferenz-Tools sind super, aber wer verwaltet die eingehenden Rechnungen, wenn niemand mehr im Büro sitzt? Können die Mitarbeiter aus dem Homeoffice einen Zug buchen oder die Rechnung für Facebook Werbung begleichen?

Für viele Unternehmen steht die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen in der Buchhaltung eher unten auf der Prioritätenliste. Und vielleicht geht das auch eine Weile so gut. Wobei “gut” in diesem Fall heißt, dass Finanzabteilung und der Rest des Teams immer noch jede Menge Zeit mit manuellen Aufgaben verlieren.

Spätestens sobald es dann aber daran geht, Teams ortsunabhängig arbeiten zu lassen, funktionieren die altmodischen Ansätze schlicht gar nicht mehr. Mitarbeiter benötigen einen unabhängigen Zugriff auf Firmengelder, wenn sie weiter effizient arbeiten sollen.

Wie können Sie also Kontrolle und Transparenz wahren und gleichzeitig das Ausgabenmanagement komplett dezentralisieren?

Herausforderungen beim Ausgabenmanagement für Remote Teams

Remote Teams stoßen auf einige wenig überraschende jedoch gängige Herausforderungen. Wenn das Team nicht zusammen im gleichen Raum oder Gebäude sitzt, passieren viele Dinge nicht mehr “automatisch”, sondern müssen aktiv geplant werden.

Zum Beispiel können Mitarbeiter sich nicht einfach kurz umdrehen und Fragen direkt klären oder größere Entscheidungen schnell gemeinschaftlich treffen. Daher müssen Aufgaben von Teams und Managern überlegter und bewusster angegangen werden.

Laut Hubstaff sind die fünf größten Herausforderungen beim Management verteilter Teams:

1. Kommunikationsprobleme

2. Schwierigkeiten bei der Terminplanung

3. Sprachliche und kulturelle Barrieren

4. Erschwerte Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter im Home Office

5. Mangel an Vertrauen und Zusammenhalt

Und das sind das auch genau die Herausforderungen, denen wir beim dezentralisierten Ausgabenmanagement begegnen.

All die Probleme, mit denen die Buchhaltung sich ohnehin herumschlägt, treten für Remote Teams umso stärker hervor. Langsame Prozesse, Kommunikation zwischen Tür und Angel und das Herumreichen von ein paar wenigen Firmenkreditkarten werden spätestens im Homeoffice zu ganz großen Stolpersteinen.

Sehen wir uns also die Alternativen an. Egal, ob Sie schon lange ortsunabhängig arbeiten oder sich gerade etwas überstürzt in diese Richtung bewegen – es ist möglich, die Unternehmensausgaben schnell, unkompliziert und sicher abzuwickeln.

So gehen Sie mit Ausgaben im Homeoffice um

Der wichtigste Faktor für den Erfolg von Remote Teams ist die richtige Technologie. Wir haben die Tage der Telegramme und Faxgeräte lange hinter uns gelassen. Selbst E-Mail ist heute eher ein externer Kommunikationskanal als eine effiziente Lösung für die Kommunikation unter Kollegen.

Und moderne Zahlungsmethoden machen Firmenausgaben aus der Ferne genauso einfach wie persönliche Ausgaben. Folgendes sollten Sie beachten, um Ihre betrieblichen Ausgaben einfach und dynamisch abzuwickeln:

Onlinekäufe

Eine verlässliche Lösung für Onlinekäufe ist vielleicht der erste und wichtigste Schritt in Richtung dezentralisierte Buchhandlung. Ihr Mitarbeiter müssen nämlich in der Lage sein, monatliche Zahlungen für Tools abzuwickeln, Bürobedarf zu bestellen und Dienstreisen zu buchen.

Aber Remote Worker haben nicht den Luxus, einfach zu ihrer Managerin rüberzugehen und nach der Kreditkarte zu fragen. Was also tun, wenn ein neuer Computer-Bildschirm her muss oder ein Online-Training gebucht werden soll?

Hier kommen virtuelle Kreditkarten ins Spiel. Diese bieten eine intelligente und sichere Möglichkeit für Online-Zahlungen – ganz egal, wo auf der Welt sich Ihre Mitarbeiter befinden.

Gute virtuelle Karten lassen einmalige Zahlungen oder wiederkehrende Abonnements zu. Einmalige virtuelle Karten können buchstäblich nur für eine einzige Zahlung verwendet werden. Sobald die Zahlung ausgeführt wurde, sind die Kartendaten nutzlos.

Abo-Karten hingegen werden für wiederkehrende Zahlungen mit dem gleichen Anbieter für den gleichen Zweck verwendet.

So oder so, jede Zahlung läuft über ihre eigenen, einzigartigen Kartendaten. Die Karten werden für die jeweilige Zahlung erstellt und können nirgendwo anders verwendet werden. Das macht sie weitaus sicherer als klassische Firmenkarten – und hilft zudem die Übersicht zu behalten, da Karten immer direkt einem Mitarbeiter und der entsprechenden Zahlung zugeordnet sind.

So funktioniert’s

1. Jemand aus dem Team entscheidet sich für einen Flug, ein Abonnement oder einen anderen Kauf.

2. Die Person fordert über die Online-Plattform eine virtuelle Karte an und gibt dabei Betrag, Zweck und Budget an.

3. Der Manager wird per E-Mail, Slack oder in der App benachrichtigt, kann die Zahlungsanfrage und die beigefügten Informationen einsehen und den Kauf genehmigen.

4. Das Teammitglied bezahlt und lädt die Rechnung oder Quittung der Zahlung direkt hoch.

5. Zum Datenabgleich hat das Finanzteam alle Zahlungen, Genehmigungen und Quittungen an einem Ort und kann sie leicht in Buchhaltungstools des Unternehmens (z.B. Datev) exportieren.

Im Folgenden werden wir beleuchten, wie wertvoll asynchrone Kommunikation und automatisierte Genehmigungen für Remote Teams sind. Im obigen Szenario gibt es keine E-Mail-Kette und keine umständlichen Gespräche. Jeder hat genau die Informationen, die er braucht.

Haptische Firmenkreditkarten

Jedes Unternehmen, das sich auf traditionelle physische Firmenkreditkarten verlässt, wird sich mit Homeoffice und Remote Work extrem schwertun. Denn höchstwahrscheinlich will man nicht jedem ortsunabhängigen Mitarbeiter eine eigenen Firmenkreditkarte aushändigen.

Das bedeutet, das Remote Worker keine Chance haben, auf Firmengelder zuzugreifen. Sie müssen ihr eigenes Geld vorstrecken und Spesenabrechnungen einreichen, was zu einer ganzen Reihe an neuen Problemen führt.

Mehr zu einer gesunden Ausgabenkultur finden Sie übrigens auch in unserem kostenlosen großen Spesenreport.

Wir werfen als Nächstes einen Blick auf intelligente Lösungen für die Spesenabrechnung. Aber ist es auch möglich, jedem Mitarbeiter eine Firmenkarte auszustellen, ohne Angst vor Betrug und anderen Problemen haben zu müssen?

Ja, das geht! Und zwar in Form von intelligenten, sicheren Firmenkarten mit individuellen Limits, die die Ausgaben der Mitarbeiter beschränken und jede einzelne Zahlung in Echtzeit nachverfolgen lassen.

Spendesk Debitkarten funktionieren zum Beispiel so:

• Jeder Remote Worker erhält eine Karte mit einem vorab festgelegten monatlichen Limit.

• Jede Zahlung, die über dieses Limit hinausgeht, muss von einem Vorgesetzten genehmigt werden (der Vorgesetzte wird benachrichtigt und kann die Genehmigung sofort über die App erteilen).

• Wenn ein Mitarbeiter unterwegs ist oder einen Kunden einlädt, bezahlt er mit seiner Karte wie mit einer normalen Kreditkarte.

• Er macht ein Foto der Quittung und ordnet sie der Zahlung in der App zu. Da das sofort und vor allem schnell erledigt werden kann, gehen die Quittungen fast nie verloren.

• Manager und Finanzteams können die Ausgaben in Echtzeit nachverfolgen und Karten bei Bedarf sperren.

Und das Allerbeste: diese Karten sind nicht direkt mit dem primären Bankkonto des Unternehmens verbunden. Es besteht also kein allzu großes Risiko mehr.

Auslagen durch Mitarbeiter und Spesenabrechnungen

Und was sind Ihre Optionen, wenn sie sich doch zu unwohl fühlen mit dem Gedanken, jedem Mitarbeiter eine eigene Karte auszustellen?

Die Mitarbeiter können ihr Geld weiterhin wie gewohnt auslegen. Aber wir würden nie dazu raten, sich auf den veralteten Prozess der Spesenabrechnung zu verlassen, den Ihre Teams kennen – und hassen.

Wieder einmal hat die Technologie die manuelle Spesenabrechnung mit Papierbelegen überholt. Denn altmodische Spesenabrechnungen zwingen die Mitarbeiter zu langen Wartezeiten auf Rückzahlungen und bieten den Finanzteams absolut keine Transparenz.

Entscheiden Sie sich stattdessen für die Automatisierung des Ausgabenmanagements. Dadurch werden nervtötende Aufgaben digitalisiert. Excel-Sheets ausfüllen, per E-Mail versenden und manchmal monatelang auf die Rückerstattung warten – das alles fällt weg.

Und so gehts:

• Ein Teammitglied legt sein eigenes Geld für eine Geschäftsausgabe aus.

• Die Person protokolliert ihre Zahlung sofort in der App und macht ein Foto von der Quittung.

• Ihr Manager erhält eine Benachrichtigung und kann die Zahlung direkt genehmigen, weitere Informationen anfordern oder ablehnen.

• Nach der Genehmigung werden die Zahlungsdetails, die Genehmigung und die Quittung an das Finanzteam weitergeleitet. Das kann dann schnell und unkompliziert die Rückerstattung veranlassen.

• Mitarbeiter, Manager und Buchhaltung können jederzeit sehen, wie die Zahlungen voranschreiten und ob Informationen fehlen. Es besteht also keine Notwendigkeit für zusätzliche Kommunikation vor und zurück.

Tipp: Mit Spendesk kann das Finanzteam Rückzahlungen an die Mitarbeiter sogar direkt über die Plattform erledigen. Das bedeutet, dass die Spesenabrechnungen nicht mit der Gehaltsabrechnung durcheinander geraten und die Rückerstattungen nach eigenem Zeitplan erfolgen können.

Und all diese Schritte geschehen auf derselben Plattform. Das heißt, alle Informationen sind an einem Ort verfügbar, Dokumente gehen nicht verloren und die Finanzteams wissen in Echtzeit, wie viel Geld wo und wofür ausgegeben wurde.

Rechnungseingangsbearbeitung

Rechnungen sind eine weitere typische Unternehmensausgabe – auch wenn sie normalerweise nicht in einem Atemzug mit Kreditkarten und Spesenabrechnungen genannt werden.

Wenn Sie noch kein Procurement-Team aufgebaut haben, müssen die Angestellten, die Rechnungen zugesandt bekommen, die Rechnungseingangsverarbeitung übernehmen. Ihr Marketingteam könnte beispielsweise einen Freiberufler engagieren. Es kennt die Anforderungen und das Budget und kann somit auch mit der Abwicklung der Ausgabe beauftragt werden.

Aber was passiert mit der Rechnung, die der Freiberufler am Monatsende schickt? Normalerweise wird sie an das Finanzteam weitergeleitet, das sich dann der Rechtmäßigkeit vergewissern muss, die Zahlung veranlasst und alle Rechnungsdetails manuell ins System eingibt.

Und dieser ganze Prozess erfordert - wieder einmal - eine Menge Hin-und-Her. Doch mit Tools zur Rechnungsautomatisierung wie Spendesk ist der Prozess ganz einfach.

Und so gehts:

• Der Mitarbeiter, der die Rechnung erhält, lädt sie auf der Plattform hoch.

• Das Tool extrahiert alle Details automatisch dank automatischer Zeichenerkennung (OCR).

• Der Mitarbeiter überprüft, ob alles korrekt ist, wählt das entsprechende Budget aus und leitet die Rechnung zur Zahlung weiter.

• Das Finanzteam muss die Rechnung lediglich zur Zahlung genehmigen.

Was normalerweise eine lange E-Mail-Kette und potenziell lange Wartezeiten erfordern würde, kann in Sekundenschnelle erledigt werden.

Grundlagen für erfolgreiche Remote-Ausgaben

Und damit haben wir vier moderne Ausgabenprozesse abgedeckt, die Sie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Remote Workern brauchen. Behalten Sie folgende Grundlagen bei der Umsetzung im Hinterkopf:

Asynchrone Kommunikation

Wir haben bereits mehrfach erwähnt, dass die Kommunikation im Team unter ortsunabhängigen Arbeiten leiden kann. Und auch wenn Sie die Kommunikation vielleicht nicht als den wichtigsten Aspekt der Unternehmensausgaben betrachten, ist sie in der Tat entscheidend.

Denken Sie an den Umfang der Hin-und-Her-Kommunikation, die während einer einfachen Zahlung am Arbeitsplatz stattfindet – Genehmigungen von Managern, Anforderung von Belegen durch Finanzteams und der oft physische Prozess der Weitergabe von Kreditkartendaten.

All das wird zu einer noch viel größeren Belastung, wenn man nicht am gleichen Ort sitzt. Deshalb brauchen Sie Ausgabeprozesse, die nicht davon abhängen, dass Manager und Finanzteams auf Abruf für alle zur Verfügung stehen.

Automatisierte Genehmigungs-Workflows

Und wenn wir schon über Kommunikation sprechen, sollten wir uns auch gleich folgende Frage stellen: Muss überhaupt jede einzelne Zahlung geprüft werden, bevor sie ausgeführt werden kann?

Tatsache ist doch, dass die meisten kleineren Arbeitseinkäufe ziemlich banal sind. Man braucht keine Manager, die sie alle einzeln durchsehen; vor allem dann nicht, wenn sie einen gewissen Wert nicht übersteigen.

Durch automatische Genehmigungen können Mitarbeiter Ausgaben direkt tätigen, wenn der Betrag unter einem vorgegebenen Limit liegt und die Art der Zahlung vorab genehmigt wurde. Ein Kaffee mit einem Kunden liegt vermutlich darunter, während ein Flug oder eine Bahnreise das Limit wohl überschreiten wird.

Sie sollten also in der Lage sein, diese Limits individuell festzulegen und zu aktualisieren, wann immer Sie wollen. Und die Reduzierung der unnötigen Kommunikation zwischen Teammitgliedern sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.

Verfolgung der Ausgaben in Echtzeit

Hier befindet sich der Game Changer für Finanzteams! Nicht, weil Sie den Remote Workern nicht vertrauen würden, sondern weil die Echtzeit-Sichtbarkeit durch die Ortsunabhängigkeit eingeschränkt ist. Ausgaben lassen sich nicht mehr mit den eigenen Augen und Ohren kontrollieren.

Eine Plattform zum Ausgabenmanagement, die alle Ihrer Zahlungsmethoden umfasst, ist die Lösung. Wann immer ein Teammitglied eine Rechnung einreicht oder eine Spesenabrechnung einreicht, wissen Sie sofort Bescheid.

Das bedeutet, dass Sie Ausgaben sehen können, noch bevor das Geld Ihr Bankkonto verlässt. So behalten Sie den Überblick über die Budgets und stellen sicher, dass sich alle an die Regeln halten.

Der Schlüssel zu erfolgreichen Remote Teams sind die richtigen Tools

Wie wir also gesehen haben, ist das Wichtigste für ein gutes Homeoffice-Setup die passende Technologie. Es gibt keinen Grund, bei altmodischen, papiergestützten Ausgabenprozessen und traditionellen Firmenkreditkarten zu bleiben.

Eine Umstellung auf moderne Lösungen macht ohnehin Sinn, unabhängig davon, ob Sie mit Remote Teams arbeiten oder nicht. Eine gesunde Ausgabenkultur kann wachsen, skalieren und von überall aus effizient funktionieren – auch spontan.

Wenn Sie sich heute um die richtigen Systeme kümmern, können Sie von einem Tag auf dem anderen genauso effizient von zu Hause aus arbeiten. Sie brauchen dafür keine neue Schulung und keine neuen Prozesse.