Wie man sich auf ein Audit vorbereitet - 4 Tipps für ein erfolgreiches Audit

Was ist Ihre erste Reaktion, wenn Sie das Wort Audit hören? Wahrscheinlich ist es keine positive. Betriebsprüfungen sind oft mit Stress, Zeitdruck und dem Gefühl verbunden, nie bereit für eine solche Prüfung zu sein. Aber ob Sie es glauben oder nicht, eine Betriebsprüfung kann auch eine gute Sache sein. Sie fragen sich vielleicht, wie? Nun, ein regelmäßiges Audit kann tatsächlich dazu beitragen, Probleme in Ihrem Unternehmen aufzudecken.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Definition von Audits, die verschiedenen Arten und geben einige Tipps, wie Sie sich darauf vorbereiten können.

Was ist ein Audit?

Unabhängig davon, ob es sich um einen unternehmensinternen oder -externen, gesetzlichen oder vertraglichen Auftrag handelt, bleiben die Ziele einer Finanzprüfung im Wesentlichen dieselben. Ziel der Prüfung ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung sicherzustellen, die Höhe der eingegangenen Risiken zu messen sowie die finanzielle Gesundheit der geprüften Unternehmen zu kontrollieren.

Konkret ist ein Audit eine objektive Prüfung und Begutachtung der Jahresabschlüsse eines Unternehmens, um zu gewährleisten, dass die Finanzunterlagen eine angemessene und zutreffende Darstellung der Transaktionen sind, die sie zu repräsentieren vorgeben.

In den meisten Unternehmen findet einmal im Jahr so eine Routineprüfung statt.

Welche Auditarten gibt es?

Externe Audits

Eine externe Prüfung wird von einer dritten Partei durchgeführt, z. B. von unabhängigen Wirtschaftsprüfern, einer örtlichen Steuerbehörde oder dem Finanzamt.

Diese Art von Audits kann äußerst hilfreich sein, da sie unvoreingenommener und zuverlässiger sind als interne Audits. Externe Audits konzentrieren sich in erster Linie auf die Einhaltung von Vorschriften und dienen als Instrument zur objektiven Messung, ob eine Organisation gesetzliche oder branchenbezogene Standards, Anforderungen und Bedingungen erfüllt.

Interne Audits

Eine interne Prüfung wird vom Unternehmen selbst veranlasst - in der Regel initiiert die Geschäftsleitung das Audit. Dieses wird dann von einem Audit-Team durchgeführt.

Der Sinn und Zweck eines internen Audits ist es, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu garantieren und dazu beizutragen, dass die Finanzberichterstattung und die Datenerfassung korrekt und zeitnah erfolgen. Es wird dabei versucht, die Effizienz der Finanzvorgänge zu überprüfen, die damit verbundenen Risikofaktoren zu ermitteln und realistische Lösungen für ein verbessertes Finanzmanagement zu erarbeiten.

Interne Audits können übrigens im Wochen-, Monats- oder Jahresrhythmus durchgeführt werden, je nach den Bedingungen und der Tagesordnung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Es wird empfohlen, regelmäßig interne Audits durchzuführen, um eventuelle Fehler zu beheben oder potenziellen Betrug aufzudecken, bevor sie bei externen Audits auffallen.

Wie man sich auf ein Audit vorbereitet

Die gute Nachricht ist, dass Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten können, um sie für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich zu gestalten. Wir geben Ihnen 4 Tipps, wie Sie den Prüfungsprozess so angenehm wie möglich gestalten können:

1. Erstellen Sie klare Richtlinien für Teams

2. Nutzen Sie digitale Tools und Prozesse

3. Halten Sie Dokumente auf dem neuesten Stand

4. Kommunizieren Sie effizient

Erstellen Sie klare Richtlinien für Teams

Der Tag des Audits ist nicht der ideale Zeitpunkt, um mit dem Sammeln der Dokumente auf der Liste zu beginnen. Die Vorbereitungen beginnen schon weit vor diesem Tag. Bestenfalls haben Sie bereits einen klaren Leitfaden für die Verfahren erstellt, z. B. welche Reisevorschriften gelten, wie Belege einzureichen sind und was mit der Firmenkarte bezahlt werden kann.

Klare Regeln und Leitfäden für die Mitarbeiter helfen, jede Transaktion nachzuvollziehen, Fehler zu reduzieren und Zeit für alle Beteiligten zu sparen.

Nutzen Sie digitale Tools und Prozesse

Die Erfassung all der benötigten Unterlagen ist zeitaufwändig, sofern keine effizienten Prozesse vorhanden sind, die für Ordnung sorgen. Deshalb empfiehlt sich, digitale Tools zu nutzen, die automatisiert und smart für Sie arbeiten.

Denn kaum etwas ist für einen Prüfer so frustrierend wie die Tatsache, dass immer wieder nach den benötigten Dokumenten gefragt werden muss. Sie können diese Situation vermeiden, indem Sie alle angeforderten Informationen mit einer intelligenten Software bereithalten. Diese sorgt dafür, dass Sie alles sofort zur Hand haben - jederzeit, überall und auf Knopfdruck. Je einfacher Sie es dem Prüfer machen können, desto reibungsloser wird die Prüfung in Ihrem Unternehmen ablaufen.

Halten Sie Dokumente auf dem neuesten Stand

Vor einer Rechnungsprüfung ist es notwendig, dass Sie Ihre Finanzunterlagen ordnungsgemäß verwalten, denn in der Theorie sollten Sie immer auf eine Prüfung vorbereitet sein. Es sollte ein Nachweis vorhanden sein, aus dem hervorgeht, woher Ihre Zahlen stammen, und der es den Prüfern ermöglicht, Ihre Transaktionen leicht nachzuvollziehen.

Wenn Sie Ihre Finanzunterlagen übersichtlich aufbereiten, erleichtern Sie den Prüfern den Zugang zu den Unterlagen und verschaffen ihnen einen klaren Überblick über Ihr Unternehmen.

Mit einer intelligenten Softwarelösung können Sie dafür sorgen, dass Ihre Finanzunterlagen wie z.B. Spesenabrechnungen auf dem neuesten Stand sind und keine Fehler aufweisen.

Kommunizieren Sie effizient

Im Idealfall stellen Sie vor der Prüfung sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wann die Prüfung stattfinden wird und wie umfangreich diese ist. Jeder Mitarbeiter sollte sich über die Ziele und den Ablauf der Prüfung im Klaren sein und wissen, wie seine Rolle dazu beiträgt.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie diese Informationen nicht nur an die Mitarbeiter weitergeben, sondern auch dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter eine angemessene Schulung für die von ihm ausgeführten Aufgaben erhält. Durch eine frühzeitige Einarbeitung Ihres Teams in den Prüfungsprozess wird die Beeinträchtigung der täglichen Arbeit während der Anwesenheit der Prüfer vor Ort auf ein Minimum reduziert, was wiederum die verlorene Produktivität verringert.

Fazit: Seien Sie auf das Finanz-Audit vorbereitet, indem Sie insbesondere Ihre Ausgaben im Blick haben

Spendesk hilft Ihnen, jederzeit auf diese Art von Buch- und Finanzprüfung optimal vorbereitet zu sein:

• Aktuelle Verfolgung Ihrer Ausgaben und Spesenabrechnung

• Elektronische Speicherung aller Rechnungen und Spesenabrechnungen mit einfachem Zugriff von überall aus

• Klarer Prüfungsweg für jede Zahlung, einschließlich des Antrags, der Genehmigung durch den Vorgesetzten und der Transaktion.

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