So sparen Sie Zeit und Kosten bei der Aboverwaltung

So sparen Sie Zeit und Kosten bei der Aboverwaltung

Helena Kleine

„Nutzt hier eigentlich jemand Canva Pro?” 

„Nein, wir arbeiten seit einem Jahr nur noch mit InDesign, wieso?”

„Wir haben hier noch fünf monatliche Lizenzen. Ich kündige die dann mal.” 

Solche oder so ähnliche Gespräche hört man häufig im Büro. Abos sind schnell abgeschlossen und teilweise so kostengünstig, dass ihre Kündigung schon einmal unter den Tisch fallen kann – besonders dann, wenn Mitarbeiter ein Team verlassen und Tools in Vergessenheit geraten. Ohne einen zuverlässigen Prozess zur Aboverwaltung kann es passieren, dass viele Tausend Euro pro Jahr pro Abteilung für Lösungen ausgegeben werden, die überhaupt niemand mehr nutzt. Mit dem Geld könnten Produkte weiterentwickelt, Werbeanzeigen geschaltet, Vertriebsboni ausbezahlt oder immerhin eine üppige Weihnachtsfeier organisiert werden – alles bei Weitem bessere Investitionen als ungenutzte Software-Abos

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Die Bedeutung von SaaS-Abos heute und in Zukunft

SaaS-Lösungen bieten unzählige Vorteile für Unternehmen. Wo früher über Monate oder Jahre hinweg hausinterne Software entwickelt werden musste, reichen heute zwei bis drei Klicks und die Eingabe von Kreditkartendaten. SaaS-Lösungen bieten Kunden schlüsselfertige Tools für alle erdenklichen Geschäftsbereiche, kümmern sich um das Datenhosting, regelmäßige Updates, übernehmen teilweise Datenschutzmaßnahmen und liefern nicht selten auch eine persönliche Betreuung, Trainings und Beratungsdienstleistungen mit. 

Ein Blick auf die Daten zeichnet ein sehr klares Bild über das Marktwachstum von SaaS-Lösungen: 

Umsatz mit SaaS weltweit von 2010 bis 2019 und Prognose bis 2022

Quelle: Statista Research Department, 01.02.2021

Unternehmensausgaben nach Anbietern aus dem Spendesk Spend Trend Report 2019

Auch unter den 15 Anbietern, für die Unternehmen 2019 das meiste Geld ausgegeben haben, befinden sich drei SaaS-Anbieter: 

Quelle: Spendesk Spend Trends Report 2019

Die Lage ist also eindeutig: SaaS-Abos werden immer populärer und dürften in Zukunft einen immer größeren Anteil der Unternehmensausgaben ausmachen. Somit steigt auch der Bedarf für ein verlässliches Ausgabenmanagement für Abos.  

Beispiele für die bekanntesten SaaS-Lösungen

Zu finden sind SaaS-Lösungen in den verschiedensten Unternehmensbereichen. Hier ein kleiner Überblick über die beliebtesten Lösungen nach Kategorien: 

  • Vertriebs- und Marketing-Tools: HubSpot, Salesforce, Marketo, Close
  • Customer Success Tools: Intercom, Zendesk, Freshdesk
  • Interne Verwaltungssoftware: Slack, Trello, Asana, Notion, Google Suite, Payfit, Spendesk und Slite
  • Entwickler-Tools: Atlassian, GitHub, Docker, Visual Studio Code
  • Kommunikations-Tools: MailChimp, SurveyMonkey, Mention, Hootsuite, Buffer

Egal, wie viele Tools Sie heute nutzen – zum Ende des Jahres werden wahrscheinlich zehn neue hinzugekommen sein. Das ist wunderbar, führt aber unweigerlich auch zu Herausforderungen.

Das Problem mit der Aboverwaltung – deshalb verschwenden Unternehmen Geld

Der größte Vorteil von SaaS-Lösungen wird gleichzeitig zum Problem: Die Abos sind einfach abzuschließen und verursachen signifikant niedrigere Kosten, als eine hausinterne Eigenentwicklung. Dadurch kann es schnell passieren, dass Software-Abos unter dem Radar fliegen. Ein paar hundert Euro hier und da fallen nicht direkt ins Gewicht und werden im Zweifelsfall nicht hinterfragt. Summieren sich aber die überflüssigen Abos, so kommen stattliche Ausgaben zusammen. 

Die meisten Startups nutzen über 50 SaaS-Tools. Hinzu kommen kostenlose Trials. Und beide zusammen verursachen eine Flut von E-Mail-Benachrichtigungen, Kreditkartenzahlungen und Rechnungseingängen. 

Kein Wunder also, dass Probleme auftauchen. Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor?

  1. Die Firmenkreditkarte ist mal wieder nicht da, wo sie sein sollte. Und wenn sie dann doch gefunden wurde, lässt sich kaum nachvollziehen, wer genau sie für welches neue Abo genutzt hat. 
  2. Das Finanzteam muss sich jeden Monat mit potentiell hunderten von Rechnungen und Buchungen herumschlagen und bei der jeweiligen Abteilung nach den Belegen fragen – die im schlimmsten Fall nicht auffindbar sind. 
  3. Redundante Tools, deren Zahlungen automatisch von einer Kreditkarte abgebucht werden, laufen auch dann weiter, wenn sie niemand mehr nutzt oder sie durch eine Alternative ersetzt wurden. Verlässt eine Mitarbeiterin das Unternehmen, fragt niemand nach, welche Lösungen sie angeschafft hat und ob die überhaupt noch jemand braucht. 
  4. Die Firmenkreditkarte geht verloren und muss gesperrt werden. Damit wird leider die hinterlegte Zahlungsmethode für zwanzig Tools ungültig und muss mühsam aktualisiert werden. Fällt das zu spät auf, wird der Zugang zum CRM oder der Buchhaltungssoftware u. U. einfach gesperrt – natürlich immer in einem denkbar schlechten Augenblick.
  5. LinkedIn-Premium-Accounts für Vertriebler laufen auch Monate nach deren Ausscheiden aus dem Unternehmen weiter, weil die neue Sales-Managerin noch keine Zeit hatte, sich mit den Budgets zu beschäftigen. 

Dann sind sie nicht allein – es gibt aber eine Lösung.

Das geht besser: So klappt die Aboverwaltung reibungslos

Das klingt jetzt vielleicht ironisch, aber die Lösung für das Abo-Chaos ist … eine Software! Idealerweise nicht allein, sondern in Kombination mit neuen Bezahlmethoden für Ihre Teams. In nur zwei Schritten bekommen Sie Ihre Abos in den Griff: 

1. Keine geteilten Firmenkreditkarten mehr! 

Eine Kreditkarte, auf die mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, führt in vielerlei Hinsicht zu Problemen. Sie kann verloren gehen, missbraucht werden und lässt keine saubere Datenanalyse und Rückverfolgung von Zahlungen und Genehmigungen zu. Seit der verpflichtenden Einführung der 3D-S Authentifizierung muss jede Kreditkartenbuchung außerdem über eine Zwei-Faktor-Prüfung autorisiert werden und kann daher nur von einer Person genutzt werden. Über die Alternativen berichten wir ausführlich in diesem Beitrag.  

Die Lösung für den Abo-Fall ist ganz einfach: Mitarbeitern werden pro Abo oder pro Zahlung virtuelle Karten zugeteilt – mit einem festen Budget, das durch einen nachvollziehbaren Genehmigungsprozess freigegeben wurde.

2. Jede Zahlung ist über ein Tool nachvollziehbar und der Ausgabenmanagement-Prozess komplett integriert

„Anna, darf ich für’s Marketing-Team ein neues SEO-Plugin bezahlen? Sind nur 6,80 € im Monat.” 

„Klar, lass die Rechnungen einfach an mich schicken.” 

Das mag vielleicht in kleinen Teams erstmal funktionieren. Doch eine Genehmigung, die nicht dokumentiert wurde, lässt sich Wochen später einfach nicht mehr nachvollziehen. Weder von einer Managerin, noch vom Finanzteam. Und dann fängt das Suchen nach der Rechnung an. Am Monatsende gehen Slack-Nachrichten zwischen Marketing und Buchhaltung hin und her und verzweifelt versucht man sich zu erinnern, an wen die Rechnung denn nun nochmal gehen sollte.

Mit einem Ausgabenmanagement-Tool wie Spendesk sieht der Prozess stattdessen folgendermaßen aus: 

All das passiert über ein und dasselbe Tool. Den Mitarbeitern wird mehr Autonomie gewährt, denn sie können den Genehmigungsprozess ganz unkompliziert anstoßen. Manager gewinnen an Kontrolle. Und das Finanzteam profitiert von glasklarer Transparenz und Zeitersparnis. 

Zusammenfassung: Die Vorteile von Aboverwaltungs-Software im Überblick 

Sind alle Zahlungen und Genehmigungen transparent einer Person zugeordnet, eröffnen sich einige neue Möglichkeiten:

  1. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, lassen sich auf einen Blick alle Abos auf dessen Namen einsehen. Persönlich genutzte Abos wie ein LinkedIn-Premium-Account können storniert werden. 
  2. Einzelne Karten lassen sich ganz unkompliziert kündigen oder sperren – ohne Auswirkungen auf die restlichen Abo-Zahlungen. 
  3. Monatliche Budgets für jede Karte beugen Missbrauch vor und erlauben eine saubere Budgetplanung
  4. Teams können reibungslos zusammenarbeiten und wissen immer genau, wer für welche Abos zuständig ist und durch wen welche Ausgaben genehmigt wurden.
  5. Manager können durch einen Klick nachvollziehen, welche Gelder an welche SaaS-Anbieter fließen und Redundanzen einfach aufdecken. 
  6. Die Buchhaltung muss dank automatischer Benachrichtigungen zum Hochladen von Rechnungen nicht mehr nachhaken.

Aboverwaltung sorgt also nicht nur für direkte Kostenersparnis durch das Abschaffen ungenutzter Tools. Sie führt gleichzeitig auch zu signifikanter Zeitersparnis für Mitarbeiter, Manager und das Finanzteam – und zaubert ein Lächeln auf die Gesichter der Buchhalter. 

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Helena Kleine

Helena Kleine sammelte reichlich Erfahrung im SaaS-Vertrieb und lernte so, wie wichtig informative Inhalte und Ressourcen für Kunden sind. Aktuelle unterstützt sie Spendesk als Expertin für Themen rund um Finanzen und Buchhaltung.